Права, обязанности и ответственность офис-менеджера. Профстандарт и оформление должностной инструкции

Должностная инструкция офис-менеджера регламентирует права, обязанности и ответственность сотрудника в сфере обеспечения расходными материалами и управления организационными процессами. В законе содержатся только косвенные ссылки, указывающие на косвенное назначение ДИ. На практике сложилась общепринятая форма, которая содержит все условия трудового взаимодействия и утверждается руководителем компании.

Профстандарт

Должностные обязанности офис-менеджера регламентированы Профстандартом 07.005. К обобщенным трудовым функциям сотрудника относят обеспечение расходными материалами, товарами и оборудованием, а также организацию деловых поездок персонала. Ведение административно-хозяйственной деятельности предполагает квалификации не ниже средне-специального образования.

В соответствии с Приказом Министерства труда и социальной защиты №148н, деятельность офис-менеджера квалифицируют как самостоятельную, требующую анализа и подготовки, с персональной ответственностью за деятельностью рабочей группы. Группа занятий по ОКЗ — 3341.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору. Именно он уполномочен разрабатывать его должностную инструкцию.

Однако руководитель вправе делегировать свои полномочия другим подчиненным. Как правило, ДИ разрабатывается в составе рабочей группы, в которую входят:

• главный бухгалтер;
• начальник отдела кадров;
• штатный юрист;
• руководитель подразделения (офиса).

Правила оформления в 2020м году

Должностная инструкция оформляется на листе формата А4, маркированной эмблемой организации. Правила оформления документа регламентированы ГОСТ 7.0.97-2016.

Под преамбулой “Утверждаю” перечисляются реквизиты организации и руководителя (должность, имя), а также дата утверждения инструкции. Наименование документа — “Должностная инструкция офис-менеджера” указывается посередине. Конструктивная часть предполагает минимум 4 раздела, нумерованных римскими цифрами и маркированных списком.

Общие положения

В общих положениях отражают основные условия трудового взаимодействия сотрудника с руководителем и подчиненными, а также требования к квалификации. В разделе необходимо отразить:

• кому подчиняется офис-менеджер;
• кто подчиняется офис-менеджеру (должности);
• порядок освобождения и назначения на должность;
• требования к образованию, опыту работы, навыкам и знаниям;
• порядок передачи обязанностей сотрудника в период его временного отсутствия;
• требование руководствоваться настоящей ДИ, законодательством РФ и локальными актами компании;
• что должен знать офис-менеджер (порядок заключения договоров, оформления поставок, нормы делового общения и этикета).

Обязанности

Трудовые обязанности офис-менеджера устанавливаются в соответствии с целями и задачами, которые ставит перед собой организация. Раздел содержит подробный перечень действий, которые ожидают от сотрудника. В соответствии с Профстандартом в них входят:

• прием заявок на товары и услуги для создания оптимальных условий труда;
• определение потребностей в расходных материалах;
• выбор поставщика, формирование и отправка заявки на поставку;
• ведение базы поставщиков, реестра договоров на поставку, отчетной документации;
• отслеживание сроков проведения оплаты, в том числе по оферте;
• контроль качества оказываемых услуг, устранение допущенных нарушений по договорам;
• организация хранения ТМЦ, разгрузки и доставки товаров, ведение складского учета;
• оценка технического состояния оборудования, формирование заявок на устранение неисправностей;
• заказ и бронирование билетов по маршруту персонала, гостиниц, оформление анкет на визу;
• организация деловых поездок, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий;
• планирование поездок, составление сводок о поездках и деловых мероприятиях.

При бронировании мест проведения мероприятий офис-менджер обязан контролировать:

• качество оформления зала;
• комплектацию мебелью и оборудованием;
• организацию питания;
• проверять расходы на соответствие запланированному бюджету.

Права

В разделе отражаются основные полномочия сотрудника, а также перечень инициатив, необходимых для выполнения поставленных задач. Офис-менджер имеет право:

• ознакамливаться с документами, принимать самостоятельные решения и визировать документацию в пределах своей компетенции;
• не выполнять трудовые действия, которые представляют угрозу для жизни или здоровья;
• выдвигать требования по оптимизации трудовой деятельности, сохранности вверенных материальных ценностей и документов;
• выдвигать инициативы по совершенствованию деятельности компании и собственной занятости;
• информировать руководителя о нарушениях, принимать меры или предложения по их ликвидации.

Здесь следует перечислить полномочия офис-менеджера на взаимодействия с другими подразделениями, запрашивание отчетной документации для визирования или ознакомления, право требовать создания оптимальных и безопасных условий труда.

Ответственность

Раздел “Ответственность” определяет гарантии работодателя, а также перечень проступков, которые влекут за собой дисциплинарное, административное или уголовное наказание. Офис-менеджер несет ответственность за:

• соблюдение локальных актов компании, действующего законодательства и положений должностной инструкции;
• несанкционированное представление интересов компании, действия, выходящие за пределы его компетенции;
• результаты самостоятельных решений и трудовой деятельности рабочей группы;
• разглашение коммерческой тайны и конфиденциальных сведений;
• нарушение норм делового общения и этикета;
• нарушение правил безопасности, трудового распорядка и дисциплины;
• умышленное предоставление недостоверной информации.

Особенности ДИ работника с функциями секретаря

Офис-менеджер с функциями секретаря занимается управленческой деятельностью в сфере делопроизводства. В его полномочия входят:

• регистрация и направление служебной информации руководству;
• коммуникация с клиентами и деловыми партнерами;
• реализация документооборота;
• учет и хранение входящей и исходящей документации.

Специалист:

• совершает копировальные и множительные работы по запросу;
• производит подготовку заседаний и совещаний;
• ведет календарь организационных и личных мероприятий руководителя.

Подробнее о должностной инструкции секретаря мы рассказывали здесь, а о ДИ и профстандарте делопроизводителя читайте тут.

Должностную инструкцию офис-менеджера разрабатывает генеральный директор компании или иные сотрудники, на которых возложены соответствующие полномочия. Трудовые действия сотрудника перечисляются в соответствии с Профстандартом, а структура документа проектируется с учетом стандарта ГОСТ.