Документовед – выступает одним из важных сотрудников в любой крупной организации. Его обязанности предполагают постоянную работу с документами, поддержание порядка в них, учет, регистрацию и контроль.
Чтобы определить обязанности такого работника и соблюсти его права, разрабатывается специальный локальный акт – должностная инструкция. Это документ, который регулирует обязанности и права любого служащего, а также устанавливает требования к его квалификации, навыкам и знаниям.
Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299 должностная инструкция приравнена к документации по организационному и нормативному регулированию деятельности организации. В ней указывается список обязанностей и работ, которые выполняются сотрудником на определенной должности.
ДИ документоведа включает обязательные параграфы, которые раскрывают общие положения, структурные обязанности, права и ответственность работника.
Профстандарт специалиста по документообороту
Профессиональный стандарт – это документ, объединяющий параграфы, которые касаются различных областей деятельности. С 1 июля 2016 года действует ФЗ №122, определяющий принцип создания профстандартов, и статья 195.2, действующего Трудового Кодекса, которая регулирует способ их применения.
ТК РФ Статья 195.2. Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов
Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов, а также установления тождественности наименований должностей, профессий и специальностей, содержащихся в едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, наименованиям должностей, профессий и специальностей, содержащимся в профессиональных стандартах, устанавливается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Приказом Минтруда и социального развития РФ для документоведов утвержден профстандарт от 10.05.2017 № 416н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации»».
Профстандарт учитывают при создании ДИ специалиста, так же при проведении собеседования, последующего обучения и оценке полученных знаний и навыков. При организации работы кадров, разработке принципа выплаты заработной платы и тарификации.
Кто должен разрабатывать ДИ?
Разработкой ДИ на любом предприятии могут заниматься:
- специалисты по кадрам;
- юристы;
- руководитель или его заместители.
Должностная инструкция составляется на основе квалификационных характеристик и профстандартов.
Правила оформления инструкции
При оформлении ДИ важно учитывать несколько нюансов:
- На первом листе сверху и посередине пишется полное название учреждения, так же можно указать реквизиты организации.
- В правом углу располагается штамп с отметкой, в которой указывается утверждение документа руководителем. В этой отметке он расписывается и ставит дату утверждения.
- Затем по середине пишется заголовок документа, после него размещается полный текст самой инструкции.
- В конце документа располагаются подписи директора, самого документоведа и сотрудников, с которыми согласовывалась инструкция.
Обычно создаются 2 экземпляра ДИ. Один экземпляр забирает себе работник – документовед, а второй хранится в отделе кадров.
Общие положения
Относится к категории специалистов. На эту должность назначается служащий с профессиональным высшим образованием, не имеющий стаж работы:
- На 2-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в данной должности более 3 лет.
- На 1-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в должности 2-ой категории более 3 лет.
Назначение или снятие с должности производится после Приказа руководителя организации и на основании действующего трудового законодательства.
Документовед должен знать:
- Организационные моменты работы.
- Трудовое законодательство.
- Архивное дело и документообразование.
- Трудовой распорядок, основы организации труда и нормы охраны организации.
- Разноуровневые нормативные документы и акты.
- Различные методы исследования, анализа, проектирования для развития документационных систем.
- Классификацию, оформление, хранение и оценку ценности документации.
- Основы таких наук как, экономика, управление, социальная психология, социология, программирование.
Обязанности
- Разработка, внедрение мер по улучшению эффективности работы с документацией.
- Установка контроля над состоянием делопроизводства на предприятии.
- Внедрение технологических процессов работы с документами.
- Разработка мер по улучшению деятельности работников отдела.
- Разработка классификации, организацию новых способов ведения и хранения документов.
- Принятие мер по упорядочению и оптимизации документов.
- Ведение стандартных форм документации и различных табелей.
- Участие в отборе документов и подготовка их на отправку в архивы.
- Разработка нормативной и методической документации по вопросам документообеспечения.
Права
Документовед имеет право на:
- Внесение предложений по улучшению работы, которые связаны с его прямыми обязанностями.
- Знакомство с намерениями руководства, которые касаются его деятельности.
- Требование от руководства предприятия и сотрудников, выполняющих подготовку документов, оказания помощи в выполнении обязанностей и соблюдения стандартов и требований данной организации.
- Сообщение руководителю обо всех недочетах в деятельности организации, которые были выявлены в ходе работы и исполнении должностных прав, обязанностей и внести предложения по их устранению, в пределах своей профессиональной компетенции.
Ответственность
Документовед несет ответственность:
- На уровне действующего ТК РФ – неисполнение, ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных ДИ.
- На уровнях действующих ТК РФ и ГК РФ – причинение материального ущерба организации.
- На уровнях ГК, УК и АК РФ – правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.
Скачать образец должностной инструкции специалиста по документообороту
Профессиональный стандарт устанавливает трудовые функции и обязанности документоведа в соответствии с его навыками, образованием и уровнем квалификации.
ДИ после разработки кадровыми и юридическими службами предприятия, на основе профстандарта, согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается директором предприятия. Важно ознакомить сотрудника с ней до подписи основного трудового договора.