Бумаги должны быть в порядке! Документовед: его должностная инструкция, права и обязанности

Время на чтение: 3 минуты Добавить в закладки

Документовед — выступает одним из важных сотрудников в любой крупной организации. Его обязанности предполагают постоянную работу с документами, поддержание порядка в них, учет, регистрацию и контроль.

Чтобы определить обязанности такого работника и соблюсти его права, разрабатывается специальный локальный акт — должностная инструкция. Это документ, который регулирует обязанности и права любого служащего, а также устанавливает требования к его квалификации, навыкам и знаниям.

Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299 должностная инструкция приравнена к документации по организационному и нормативному регулированию деятельности организации. В ней указывается список обязанностей и работ, которые выполняются сотрудником на определенной должности.

ДИ документоведа включает обязательные параграфы, которые раскрывают общие положения, структурные обязанности, права и ответственность работника.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС
получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 938-51-93 Москва
+7 (812) 467-38-65 Санкт-Петербург

Показать содержание

Профстандарт специалиста по документообороту

Профессиональный стандарт – это документ, объединяющий параграфы, которые касаются различных областей деятельности. С 1 июля 2016 года действует ФЗ №122, определяющий принцип создания профстандартов, и статья 195.2, действующего Трудового Кодекса, которая регулирует способ их применения.

ТК РФ Статья 195.2. Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов

Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов, а также установления тождественности наименований должностей, профессий и специальностей, содержащихся в едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, наименованиям должностей, профессий и специальностей, содержащимся в профессиональных стандартах, устанавливается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Приказом Минтруда и социального развития РФ для документоведов утвержден профстандарт от 10.05.2017 № 416н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации»».

Профстандарт учитывают при создании ДИ специалиста, так же при проведении собеседования, последующего обучения и оценке полученных знаний и навыков. При организации работы кадров, разработке принципа выплаты заработной платы и тарификации.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Разработкой ДИ на любом предприятии могут заниматься:

  • специалисты по кадрам;
  • юристы;
  • руководитель или его заместители.
Важно, чтобы инструкцию разрабатывал прямой начальник документоведа. Он имеет достаточные знания, чтобы определить навыки и умения работника и какую деятельность в организации он должен будет выполнять.

Должностная инструкция составляется на основе квалификационных характеристик и профстандартов.

Правила оформления инструкции

При оформлении ДИ важно учитывать несколько нюансов:

  1. На первом листе сверху и посередине пишется полное название учреждения, так же можно указать реквизиты организации.
  2. В правом углу располагается штамп с отметкой, в которой указывается утверждение документа руководителем. В этой отметке он расписывается и ставит дату утверждения.
  3. Затем по середине пишется заголовок документа, после него размещается полный текст самой инструкции.
  4. В конце документа располагаются подписи директора, самого документоведа и сотрудников, с которыми согласовывалась инструкция.

Обычно создаются 2 экземпляра ДИ. Один экземпляр забирает себе работник — документовед, а второй хранится в отделе кадров.

      

Общие положения

Относится к категории специалистов. На эту должность назначается служащий с профессиональным высшим образованием, не имеющий стаж работы:

  • На 2-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в данной должности более 3 лет.
  • На 1-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в должности 2-ой категории более 3 лет.

Назначение или снятие с должности производится после Приказа руководителя организации и на основании действующего трудового законодательства.

Документовед должен знать:

  • Организационные моменты работы.
  • Трудовое законодательство.
  • Архивное дело и документообразование.
  • Трудовой распорядок, основы организации труда и нормы охраны организации.
  • Разноуровневые нормативные документы и акты.
  • Различные методы исследования, анализа, проектирования для развития документационных систем.
  • Классификацию, оформление, хранение и оценку ценности документации.
  • Основы таких наук как, экономика, управление, социальная психология, социология, программирование.
В период отсутствия специалиста по документам его обязанности исполняет сотрудник, которого назначает директор. Этот работник берёт на себя права и обязанности документоведа, так же несет ответственность за их исполнение.

Обязанности

  1. Разработка, внедрение мер по улучшению эффективности работы с документацией.
  2. Установка контроля над состоянием делопроизводства на предприятии.
  3. Внедрение технологических процессов работы с документами.
  4. Разработка мер по улучшению деятельности работников отдела.
  5. Разработка классификации, организацию новых способов ведения и хранения документов.
  6. Принятие мер по упорядочению и оптимизации документов.
  7. Ведение стандартных форм документации и различных табелей.
  8. Участие в отборе документов и подготовка их на отправку в архивы.
  9. Разработка нормативной и методической документации по вопросам документообеспечения.

Права

Документовед имеет право на:

  1. Внесение предложений по улучшению работы, которые связаны с его прямыми обязанностями.
  2. Знакомство с намерениями руководства, которые касаются его деятельности.
  3. Требование от руководства предприятия и сотрудников, выполняющих подготовку документов, оказания помощи в выполнении обязанностей и соблюдения стандартов и требований данной организации.
  4. Сообщение руководителю обо всех недочетах в деятельности организации, которые были выявлены в ходе работы и исполнении должностных прав, обязанностей и внести предложения по их устранению, в пределах своей профессиональной компетенции.

Ответственность

Документовед несет ответственность:

  • На уровне действующего ТК РФ — неисполнение, ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных ДИ.
  • На уровнях действующих ТК РФ и ГК РФ — причинение материального ущерба организации.
  • На уровнях ГК, УК и АК РФ — правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.
Скачать бланк должностной инструкции документоведа
Скачать образец должностной инструкции специалиста по документообороту
Мы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:
+7 (499) 938-51-93Москва+7 (812) 467-38-65Санкт-Петербург

Профессиональный стандарт устанавливает трудовые функции и обязанности документоведа в соответствии с его навыками, образованием и уровнем квалификации.

ДИ после разработки кадровыми и юридическими службами предприятия, на основе профстандарта, согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается директором предприятия. Важно ознакомить сотрудника с ней до подписи основного трудового договора.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС
получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 938-51-93 Москва
+7 (812) 467-38-65 Санкт-Петербург
      
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Мы в соц.сетях

Юридическая консультация онлайн
Обсуждения
Анжела Добрый день, Лиля! Я так поняла, что в управляющую компанию обращаться уже бесполезно. Они еще жильцам вешают лапшу про ...4
Елена В вашем случае для привлечения лица к уголовной ответственности для начала необходимо обратить с заявлением в полицию. П...27
Ярослав Здравствуйте. Если бы вы внимательно прочитали статью, то увидели бы ссылки на приложения в Google Play и AppStore....14
Галина Состояние алкогольного опьянения за рулем при том, что административное наказание не снято, создает для нарушителя серье...42
Галина Из статьи невозможно понять,  что относится к расходам, которые уменьшают доход от продажи автомобиля. Доход от прода...3
Наталья Приходилось сталкиваться с перерасчетом, когда временно не жили в своей квартире. Никто, конечно же, не любит возиться с...2
Наталья Меня всегда напрягают приложения на телефоне, которые запрашивают разрешение использовать микрофон, фото и тд, хоть эта ...1
Получите юридическую консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 938-51-93 Москва +7 (812) 467-38-65 Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: