Профстандарт и должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Вакансия секретаря-делопроизводителя в организации является одной из востребованных в настоящее время. Чем занимается секретарь-делопроизводитель, должностные обязанности и почему эта специальность не потеряет свою актуальность в ближайшие несколько лет?

Должностная инструкция (ДИ) секретаря-делопроизводителя служит приложением к трудовому договору, согласно разделу 3 ТК РФ. В ней подробно фиксируются права и обязанности, которыми работодатель наделяет, а также предусмотренные меры наказания в случае правонарушения. Такой документ является юридически значимым и рекомендуется к использованию Рострудом.

Профстандарт

Профстандарт секретаря-делопроизводителя утверждён Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Приказ содержит требования по квалификации к сотруднику, занимающего должность секретаря-делопроизводителя. Этот документ является разносторонним и распределяет функциональности секретаря любой специализации:

• администратор;
• делопроизводитель;
• референт;
• либо помощника руководителя.

О профстандарте делопроизводителя мы подробно рассказывали в этой статье.

Кто разрабатывает ДИ?

Выбор сотрудника, на которого возлагается ответственность за разработку ДИ, напрямую зависит от масштаба предприятия. Если организация большая по количеству отделов, то типовая ДИ сотрудника составляется начальником определённого отдела для каждой группы должностей. В случае если предприятие небольшое, до 25 человек, то такой документ разрабатывается специалистом отдела кадров.

Профессиональные стандарты секретаря-руководителя составляются с учётом уровня квалификации, применяемые при разработке профстандартов, которые утверждены Приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 №148н.

Правила оформления инструкции

Должностная инструкция хоть и не является одним из обязательных документов на предприятии, однако её наличие даёт возможность грамотно наделить правами и обязанностями сотрудника предприятия и предъявлять определённые требования к вакансии.

Общие положения

1. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем предприятия, находится в его подчинении.
2. На срок отсутствия сотрудника (отпуск, лечение и др.) его обязанности исполняет заменяющий сотрудник организации, который назначен руководителем.
3. Лицо, претендующее на вакансию, должно соответствовать некоторым требованиям:
   • среднее образование (в некоторых случаях требуется высшее);
   • английский язык на разговорном уровне;
   • принципы делового общения: умение вести деловые переговоры, переписку.
4. Секретарь-делопроизводитель должен разбираться в следующих направлениях:
   • документооборот в организации, в том числе электронный;
   • ФЗ и нормативные акты, непосредственно связанные с работой секретаря-делопроизводителя;
   • численность кадрового состава предприятия, должностная инструкция сотрудников;
   • правила эксплуатации оборудования офиса и программного обеспечения, требуемого для работы.
5. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
   • правовыми актами и действующим законодательством РФ;
   • отдельными актами и положениями организации и должностной инструкцией.

Обязанности

1. Корреспонденция: её учет и распределение по отделам предприятия.
2. Дальнейший контроль за сроками исполнения запросов и требований, взаимодействие со всеми сотрудниками предприятия.
3. Ведение электронной базы входящих/исходящих документов.
4. Правильность оформления документации предприятия, требования к хранению и сохранности.
5. Помощь руководителю в организации приёма посетителей.
6. Соблюдение конфиденциальности.
7. Размещение необходимой информации на сайте организации.
8. Взаимодействие с отделением почты: приём и посылка корреспонденции.

Права сотрудника

1. Ставить подпись в пределах своей компетенции.
2. Получать от работников предприятия необходимую информацию для работы.
3. Требовать от руководства предприятия создания комфортных условий для эффективной работы.

Ответственность

Наступает за:

1. Выполнение должностных обязанностей ненадлежащим образом.
2. Утечку конфиденциальной информации, утрату и/или порчу документов.
3. Правонарушения, которые были совершены во время выполнения должностных обязанностей, в соответствии с разделами УК РФ, ГК РФ или КоАП РФ.
4. Ущерб, который был причинён предприятию по вине сотрудника.

Заключительным фактором, который удостоверяет введение инструкции в работу, подтверждается подписью в листе ознакомления, который является неотъемлемой частью документа.

Для работы понадобятся такие качества, как:

• внимательность;
• усидчивость при выполнении рутинной работы;
• умение подходить к решению нескольких задач одновременно.

Данная должность не относится к ряду высокоплачиваемых, зато актуальную вакансию можно найти практически всегда.