Профстандарт делопроизводителя. Составление должностной инструкции, права и обязанности работника

Должностная инструкция делопроизводителя представляет собой внутренний документ, регламентирующий его деятельность и определяет пределы его компетенции внутри хозяйствующего субъекта. Этот документ очерчивает круг должностных обязанностей делопроизводителя, его ответственность за ненадлежащее их исполнение, а также его права.

При совпадении общих положений некоторые пункты должностных инструкций могут варьироваться в зависимости от специфики места их применения.

Профстандарт

В 2020 г содержание ДИ базируется на профстандарте 07.002, который был утверждён приказом Министерства труда РФ № 276н от 06.05.2015. При этом различная специфика конкретного места применения ДИ позволяет вносить в неё необходимые коррективы. Но в любом случае данный документ обязательно должен состоять из:

• общих положений;
• должностных функций делопроизводителя;
• его должностных обязанностей;
• прав;
• ответственности.

Кто должен разрабатывать ДИ в организации?

В предусмотренном законодательством трудовом договоре обязательно должны быть оговорены должностные обязанности сотрудника, пределы его ответственности и предоставляемые ему права. Поэтому создаётся впечатление, что должностные инструкции в хозяйствующем субъекте излишни.

Однако на практике в процессе трудовой деятельности зачастую происходят изменения в первоначальных функциях сотрудника, требующие заключения с ним дополнительных соглашений. Чтобы избежать этого и упростить делопроизводство и разрабатываются должностные инструкции, предусматривающие различные варианты служебных функций и обязанностей.

В качестве инициатора разработки ДИ выступает руководитель хозяйствующего субъекта, который поручает работу над документом своим подчинённым. Практика свидетельствует, что наиболее действенной ДИ получается, когда в её разработке участвуют несколько разнопрофильных специалистов. Чаще всего к составлению ДИ делопроизводителя привлекаются:

• представитель отдела кадров;
• штатный юрист;
• руководитель хозяйствующего субъекта, который и подписывает документ.

Правила оформления

Как уже говорилось выше, существуют обязательные пункты, которые должны содержаться в ДИ делопроизводителя. Они присутствуют в любых должностных инструкций независимо от специфики хозяйствующего субъекта.

Общие положения

Общие положения констатируют, что делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и перечисляет квалификационные требования к кандидату на эту должность. В этой же главе описывается порядок назначения на должность, снятия с неё и замещения во время отсутствия делопроизводителя.

Функции

Глава, описывающая должностные функции, включает в себя:

• работу с деловой корреспонденцией;
• доведение до сведения персонала указаний руководителя;
• контроль за исполнением документированных распоряжений руководства;
• создание реестра всей существующей на предприятии документации;
• организацию архива;
• выдачу необходимых справок и копий документов по запросам сотрудников.

Права и обязанности

Список должностных обязанностей, которые включают в себя основные функции делопроизводителя, наиболее подвержен изменениям, зависящим от специфики:

• предприятия;
• организации;
• учреждения;
• заведения;
• фирмы;
• компании и т. д.

Например, на крупных производствах может быть несколько делопроизводителей, у каждого из которых свой узкий круг непосредственных обязанностей, которые не пересекаются с обязанностями коллег. И наоборот, в небольших организациях делопроизводитель может ещё параллельно выполнять и обязанности секретаря руководителя, из-за чего сфера его деятельности заметно расширяется (о должностной инструкции секретаря, а также о том, кто разрабатывает документ, можно узнать здесь).
Кроме должностных обязанностей, делопроизводитель обладает и особыми правами, которыми зачастую наделяет его руководитель хозяйствующего объекта, что свидетельствуют о важности выполняемой работы. Например, делопроизводитель имеет прямой доступ к нужной информации и возможность запрашивать необходимые сведения, связанные с деятельностью предприятия.

При этом в его ДИ прописаны также и права, предоставляемые всем остальным сотрудникам хозсубъекта. У него есть право предлагать руководству свои мысли о совершенствовании документооборота на предприятии, а также участвовать в совещаниях, где обсуждаются проекты важных для компании решений.

Ответственность

Обсуждаемая категория работников при ненадлежащем выполнении своих должностных обязанностей, а также при нанесении ущерба хозсубъекту и при совершении правонарушений несёт такую же ответственность, как и остальной персонал. Однако особые права, зачастую даваемые делопроизводителям руководством компании, влекут за собой и повышенную ответственность.

Особенности ДИ работника в детском саду и школе

Специфика дошкольных образовательных учреждений и школы неизбежно накладывает свой отпечаток на должностные инструкции работающего там делопроизводителя. Кроме выполнения общих для его коллег должностных функций и обязанностей, он должен также соблюдать технику безопасности, правила внутреннего распорядка и придерживаться инструкции по охране здоровья и жизни детей.

При этом необходимо наличие у него опыта и способностей общения с детьми. При разработке ДИ для делопроизводителей в ДОУ должны обязательно учитываться требования, содержащиеся в Федеральном законе РФ № 124-ФЗ «Об основных гарантиях прав ребенка в РФ» от 24.07.1998, которых специалист в дошкольном образовательном учреждении обязан придерживаться в своей работе.

Обычно на данную должность принимаются граждане, имеющие общее среднее образование и стаж работы по специальности свыше 1 года.

В школах начального, среднего, профессионального и специального назначения на должность делопроизводителя, как правило, берутся лица с начальным профессиональным образованием, знакомые с психологией учащихся и имеющие навык общения с подростками.

На делопроизводителя в школе ложится немалая нагрузка, которая, кроме ведения дел каждого из учеников школы, состоит из необходимости:

• готовить материалы для педсовета школы;
• для попечительского совета;
• совета школы;
• организовывать директорские совещания;
• создавать условия для максимально эффективной работы директора.

Тот факт, что многие высшие учебные заведения России активно открывают у себя курсы, дающие знания по документоведению и архивоведению, свидетельствует о растущей востребованности специальности делопроизводителя. Кроме того, о престижности профессии говорит и то обстоятельство, что зарплата опытного делопроизводителя на многих хозяйствующих объектах достигает уровня менеджера среднего, а то и высшего звена.