Должностная инструкция архивариуса в 2026 году: права, обязанности, профстандарт

Архивариус — специалист, ответственный за организацию работы архивного отдела и документооборота предприятия. В 2026 году деятельность архивариуса регламентируется должностной инструкцией, профессиональным стандартом и трудовым законодательством РФ. Рассмотрим основные права, обязанности и требования к этой должности.

Профессиональный стандарт архивариуса

Деятельность работников архива регулируется профессиональным стандартом «Специалист по формированию электронного архива» (код 07.009), утвержденным Приказом Минтруда России от 19.04.2018 №266н. Профстандарт содержит информацию о:

• особенностях профессии и содержании труда;
• требуемых знаниях и умениях специалиста;
• должностных обязанностях и функциях;
• уровне квалификации и образования.

Основные характеристики профессии:

• Тип деятельности — ручной труд, преимущественно в помещении.
• Характер работы — систематизация и учет документов по установленным правилам и инструкциям.
• Место работы — архивные отделы организаций, государственные и муниципальные архивы, ведомственные архивы.

Требование	Описание
Образование	Среднее профессиональное или высшее образование по профилю, специальная подготовка
Опыт работы	Не требуется для начального уровня
Знания	Правовая документация, порядок приема, выдачи и хранения документов, составление описей
Навыки	Систематизация документов, работа с архивными базами данных, делопроизводство

Кто разрабатывает должностную инструкцию

Должностная инструкция архивариуса — внутренний локальный акт организации, который определяет права, обязанности и ответственность работника. Разработка инструкции осуществляется:

• Юридическим отделом или юрисконсультом организации.
• Отделом кадров (специалистом по кадровому делопроизводству).
• Руководителем структурного подразделения (заведующим архивом).

Готовый документ утверждается руководителем организации. При приеме на работу сотрудник знакомится с инструкцией под подпись, экземпляр выдается на руки. Нормативная база для разработки:

• Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
• Трудовой кодекс РФ.
• Положение о структурном подразделении (архиве).

Структура и содержание должностной инструкции

Согласно Письму Роструда № 3042-6-0 от 31.10.2007, должностная инструкция — документ, регламентирующий организационно-правовой статус работника. Она имеет строгую структуру и обязательные разделы.

1. Общие положения

Раздел содержит:

• Отнесение должности к категории технических специалистов или служащих.
• Порядок назначения и освобождения от должности (приказом руководителя организации).
• Подчиненность (заведующему архивом, директору).
• Требования к образованию и квалификации (среднее профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе).
• Замещение в период отсутствия (отпуск, болезнь).
• Перечень нормативных документов, которыми руководствуется архивариус в работе.

2. Должностные обязанности

Архивариус выполняет следующие функции:

1. Прием, регистрация и систематизация документов, поступающих на хранение.
2. Обеспечение сохранности архивных документов и дел.
3. Участие в оформлении документов при передаче в архив (разработка номенклатуры дел, систематизация, размещение и учет).
4. Подготовка сводных описей, актов о передаче, списании и уничтожении документов.
5. Создание и ведение справочного аппарата (картотеки, базы данных).
6. Участие в экспертизе ценности архивных документов.
7. Контроль состояния документов, своевременное их восстановление и реставрация.
8. Поддержание нормативных условий хранения (температура, влажность, освещение).
9. Соблюдение требований пожарной безопасности в помещениях архива.
10. Выдача архивных копий и документов по запросам, составление справок и архивных выписок.
11. Подготовка отчетности о работе архива.

3. Права архивариуса

Специалист архива имеет право:

• Знакомиться с решениями руководства, касающимися его деятельности.
• Вносить предложения по совершенствованию работы архива и организации в целом.
• Информировать заведующего архивом о выявленных недостатках в работе структурных подразделений и отдельных сотрудников.
• Запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
• Требовать от руководства и коллег содействия в исполнении обязанностей.
• Повышать квалификацию за счет работодателя.

4. Ответственность

Архивариус несет ответственность за:

• Невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей и служебных указаний.
• Нарушение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.
• Разглашение персональных данных сотрудников и конфиденциальной информации организации.
• Утрату, порчу или несанкционированное уничтожение документов.
• Предоставление недостоверной информации о состоянии работы.
• Несоблюдение правил охраны труда и пожарной безопасности.
• Злоупотребление предоставленными полномочиями.

Особенности работы архивариуса в 2026 году

Современные требования к профессии архивариуса включают не только традиционные навыки работы с бумажными документами, но и компетенции в области цифровых технологий. Актуальные требования:

• Владение системами электронного документооборота (СЭД).
• Знание требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
• Умение работать с электронными базами данных и архивными программами.
• Знание правил оцифровки документов и создания электронных копий.
• Понимание требований информационной безопасности.

Часто задаваемые вопросы

Какое образование необходимо для работы архивариусом?

Для работы архивариусом требуется среднее профессиональное или высшее образование. Предпочтительны специальности в области документоведения, архивоведения, истории или библиотечного дела. Также необходима специальная подготовка по программам профессиональной переподготовки или повышения квалификации в сфере архивного дела.

Обязательно ли использовать профессиональный стандарт при разработке должностной инструкции?

Применение профессионального стандарта обязательно, если требования к квалификации работника установлены Трудовым кодексом РФ, федеральными законами или иными нормативными актами. В остальных случаях работодатель применяет профстандарты по своему усмотрению, но это рекомендуется для объективной оценки квалификации сотрудников.

Какую ответственность несет архивариус за утрату документов?

Архивариус несет материальную ответственность за утрату, порчу или уничтожение документов. В зависимости от обстоятельств и ценности утраченных документов может наступить дисциплинарная (замечание, выговор, увольнение), административная или уголовная ответственность. Для привлечения к материальной ответственности с работником заключается договор о полной материальной ответственности.

Может ли архивариус отказать в выдаче документов из архива?

Архивариус может отказать в выдаче документов, если запрос не соответствует установленному порядку, отсутствуют необходимые разрешения или документы содержат конфиденциальную информацию, доступ к которой ограничен. Отказ должен быть мотивированным и оформлен письменно со ссылкой на нормативные акты организации.

Какие условия хранения документов должен обеспечивать архивариус?

Архивариус обязан поддерживать нормативные условия хранения документов: температуру воздуха 17-19°C, относительную влажность 50-55%, защиту от прямых солнечных лучей, регулярное проветривание помещений. Также необходимо обеспечить защиту от пыли, вредителей, соблюдать требования пожарной безопасности и охраны.

Как часто нужно обновлять должностную инструкцию архивариуса?

Должностную инструкцию рекомендуется пересматривать при изменении законодательства, внедрении новых технологий работы, реорганизации структуры предприятия или изменении функций должности. Плановый пересмотр целесообразно проводить не реже одного раза в 3-5 лет для актуализации требований и обязанностей.

Грамотно составленная должностная инструкция архивариуса помогает четко определить функции работника, избежать конфликтов с работодателем и обеспечить эффективную работу архивного отдела организации.