Архивариусом называется должность хранителя или сотрудника архива. Основная его задача — грамотная организация работы архивного отдела и документооборота. Так как архивариус — должностное лицо, ему присущи особые права и обязанности, а деятельность на предприятии устанавливает должностная инструкция.
Профстандарт
На сегодняшний день разработан профессиональный стандарт для работников архива, утвержденный Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.04.2018 №266н для «Специалиста по формированию электронного архива» — код 07.009.
Согласно документу, это квалификационная характеристика, которая необходима работнику для исполнения определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения установленной трудовой функции. Под квалификацией работника подразумевается определенный уровень профессиональных знаний, умений, навыков и опыта.
В документе содержится подробная информация об:
- особенностях профессии;
- содержании труда;
- знаниях специалиста;
- его обязанностях и т.д.
Согласно профстандарту, функции архивариуса формируют целостную, завершенную, автономную систему, а данная профессия считается единицей руководящего блока, со свойственными ей обязанностями и полномочиями.
Тип деятельности — ручной, в основном требующий нахождения в помещении. Архивист осуществляет однотипную работу, выполняет стандартные задачи по установленному образцу, соблюдая нормы, правила и инструкции.
Основная задача работника — систематизирование и учет различных материалов и документов. Архивариус способен работать по специальности в архивных отделах и заведениях городского, районного или национального значения и прочих учреждениях и службах, которые занимаются архивными делами (частного или ведомственного типа).
Архивариус обязан владеть:
- знаниями в области правовой документации, используемой в работе;
- порядком приема, выдачи, хранения и использования бумаг;
- навыками составления описей и др.
Кто должен разрабатывать инструкцию?
Список обязанностей, прав и основных функций сотрудников отражаются во многих документах. Одним из них является должностная инструкция. Как правило, она разрабатывается юрисконсультом и работником отдела кадров и утверждается начальником предприятия.
Затем принимаемому на должность человеку предоставляется возможность ознакомиться с документом (факт подтверждается личной подписью) и выдается на руки при подписании трудового договора.
Должностная инструкция архивариуса представляет собой внутренний локальный акт предприятия. Положение о структурном подразделении — база для его разработки. При составлении также используются:
- Единый квалификационный справочник должностей служащих.
- Общегосударственный классификатор.
- Трудовой Кодекс Российской Федерации.
Правила оформления
Согласно Письму Роструда № 3042-6-0 это не формальная бумага, а документ, регламентирующий организационно-правовой статус сотрудника. Этим обусловлен и строгий порядок оформления данной служебной инструкции.
Общие положения
В этом разделе должностной инструкции значатся навыки, которыми обязан обладать архивариус. Требуемый квалификационный уровень в сфере делопроизводства напрямую зависит от размеров и специфики организации. Помимо этого, в общих положениях должно отражаться сообщение о том, что назначение и увольнение работника осуществляет непосредственно руководитель учреждения. Также в разделе прописано, что архивист:
- причисляется к категории технических специалистов;
- подчиняется заведующему архивным отделом;
- должен иметь начальное профессиональное или среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе (требования к стажу работы не предъявляются) и др.
Более того, в общих положениях обязательно упоминание о должностном лице, которое примет на себя обязанности работника архива, в случае его временной нетрудоспособности или отпуска.
Обязанности
Архивариус исполняет такие должностные обязанности, как:
- Прием и регистрация документов, которые поступают на хранение.
- Обеспечение сохранности бумаг.
- Участие в процессе их оформления при передаче в архив (разработка номенклатуры, систематизация, размещение и учет дел).
- Подготовка сводных описей, актов для передачи, списания и уничтожение материалов.
- Создание справочного аппарата.
- Участие в экспертизе ценности архивных документов.
- наблюдение за состоянием бумаг и своевременное их восстановление.
- Поддержание требуемых условий для содержания дел и соблюдение мер по пожарной безопасности.
- Выдача архивных копий и документов в соответствии с поступающим запросом, составление справок и подготовка отчетности и др.
Права
За специалистом архива закреплены следующие права:
- Ознакомление с теми решениями руководства, которые имеют отношение к его работе.
- Внесение предложений по улучшению деятельности учреждения.
- Уведомление заведующего архивом об обнаружении недостатков в деятельности структурных подразделений и отдельных работников учреждения и внесение предложений по их устранению (согласно компетенции архивариуса).
- Запрос информации и документов, требующихся для выполнения обязанностей (лично или по поручению заведующего архивом).
- Требование проявления содействия в исполнении обязанностей и прав.
Ответственность
Так, ему может грозить административное, дисциплинарное и материальное (в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовное) наказание за:
- Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний, трудовых функций и порученных задач.
- Злоупотребление предоставленными полномочиями.
- Предоставление недостоверной информации о статусе выполнения порученной ему работы.
- Пренебрежение правилами техники безопасности.
- Несоблюдение трудовой дисциплины.
- За разглашение персональных данных сотрудников и др.
Знакомство и дальнейшее следование должностной инструкции архивариуса поможет человеку, который претендует на данную должность, правильно осуществлять свою деятельность на предприятии.