Разработка и утверждение должностной инструкции секретаря. Права, обязанности и ответственность сотрудника

Прием звонков, гостей, ведение документации – это и многое другое входит в круг обязанностей секретаря. Это сложный и кропотливый труд, который, вопреки сложившимся стереотипам, требует немалых усилий. Чтобы подробнее ознакомиться с особенностями этой работы, нужно знать, чем отличаются должностные обязанности секретаря в разных профессиональных сферах и как ее правильно составить.

Скрыть содержание

• Что это такое?
• Профстандарт
• Должен ли руководитель разрабатывать ДИ?
• Правила оформления
Общие положения     Обязанности работника     Права и обязанности     Ответственность    
• Особенности ДИ

Что это такое?

Зависит от действующего законодательства, а также от Внутреннего устава организации и приказов, изданных руководителем.

В случае возникновения конфликтов и обвинения в невыполнении своих профессиональных обязанностей всегда есть возможность сослаться на положения в инструкции.

Профстандарт

Это документ, описывающий функции сотрудника с указанием на необходимое образование, знание, опыт и умения для вступления в должность (ст.195.1 ТК РФ). С июля 2016 года входит в число тех документов, которые нужно применять при необходимых случаях, установленных ТК РФ.

Профстандарт 07.002 состоит из 4 частей:

1. Общие сведения об этом виде деятельности.
2. Функциональная карта работника.
3. Особенности конкретно взятых функций, возложенных на специалиста.
4. Организации, которые принимали участие в подготовке этого документа.

Должен ли руководитель разрабатывать ДИ?

При разработке ДИ сотрудников необходимо руководствоваться ТК РФ и различными нормативными актами, поэтому непосредственное участие в этом должен принимать юрист организации. Однако рациональнее всего изначально возложить эту обязанность на руководителя, а затем уже консультироваться с работниками юридического и кадрового раздела.

Правила оформления

Она должна включать в себя следующие 4 раздела.

Общие положения

В основном это:

• Категория работника – технический исполнитель.
• Назначение и освобождение от должности производится приказом генерального директора.
• Сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или руководителю подразделения.
• Во время отсутствия секретаря его функции переходят на другого сотрудника.
• Образование – высшее, неполное высшее, среднее специальное, стаж работы от полугода, знание офисной техники и офисных программ.
• Работник руководствуется в своей деятельности ТК РФ, правилами Внутреннего устава и др. нормативными актами компании, а также настоящей должностной инструкцией и приказами руководства.

Обязанности работника

Сводятся к таким пунктам, как:

• Организационно-техническое обеспечение всех сотрудников организации или подразделения.
• Ведение документации, осуществления контроля и хранения документов.
• Прием корреспонденции, звонков, заявлений, документации на имя руководителя.
• Фиксация и передача служебной информации.
• Организация и подготовка мест для мероприятий, встреч и собраний внутри организации, а также командировок.
• Выполнение распоряжений руководителя.

Права и обязанности

Сотрудник имеет право и обязан:

• Получать информацию, нужную для выполнения своих профессиональных функций.
• Запрашивать документы от предприятий-партнеров или сотрудников внутри организации.
• Требовать хороших условий труда от руководства и соблюдения своих должностных прав.

Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

• невыполнение своих профессиональных обязанностей;
• несоблюдение положений должностной инструкции;
• нарушение правил внутреннего распорядка организации, профессиональной дисциплины, пожарных норм безопасности.

Особенности ДИ

Могут варьироваться в зависимости от сферы профессиональной деятельности сотрудника:

• Секретарь учебной части (школы). Специфических требований к этой должности нет. К обязанностям сотрудника учебного заведения добавляется подготовка приказов по учебной части, оформление личных дел учащихся, учет рабочих часов педагогов и учителей.
• Секретарь-референт. Функционал схож с функционалом помощника руководителя. Однако деятельность и обязанности референта расширяются до всех работников коллектива и посетителей организации.
  Одним из важных навыков, который требуется для работы на этой должности в престижных организациях, является знание иностранных языков (в основном английского).
• Секретарь-машинистка. Обязательный навык ведения протоколов совещаний и встреч, поэтому одно из важных требований к машинистке – развитая моторика рук, умение быстро печатать, поставленная речь и грамотность.
• Секретарь руководителя. Круг обязанностей этого сотрудника в определенной мере ограничен распоряжениями непосредственного руководителя. Он в некоторой мере становится его правой рукой, поэтому обязан реагировать на распоряжения быстро и максимально эффективно выполнять свою работу.
• Секретарь суда. Не является государственным служащим. На его плечах лежит большая ответственность за точность предоставленной информации, которая ведется в документации к протоколам судебных заседаний. Проверяет исковые заявления на предмет соответствия законодательству, оказывает помощь в оформлении решений суда. Необходимо наличие юридического образования.
• Секретарь делопроизводства. Основная функция – контроль делопроизводства. Часто место работы – архив.
• Секретарь офис-менеджера. Помимо прочего, взаимодействует с клиентами организации по рабочим вопросам.

Секретарь – тот самый сотрудник, без которого трудно представить работу успешной компании. При составлении должностной инструкции необходимо тщательно продумать специфику его работы, так как эта должность подразумевает включение обязанностей и других работников – завхоза, администратора, специалиста кадрового делопроизводства.