Разработка и утверждение должностной инструкции секретаря. Права, обязанности и ответственность сотрудника

Время на чтение: 3 минуты Добавить в закладки

Прием звонков, гостей, ведение документации – это и многое другое входит в круг обязанностей секретаря. Это сложный и кропотливый труд, который, вопреки сложившимся стереотипам, требует немалых усилий. Чтобы подробнее ознакомиться с особенностями этой работы, нужно знать, чем отличаются должностные обязанности секретаря в разных профессиональных сферах и как ее правильно составить.

Показать содержание

Что это такое?

Зависит от действующего законодательства, а также от Внутреннего устава организации и приказов, изданных руководителем.

Перед вступлением в должность работник обязан ознакомиться со своей ДИ и заверить ее подписью.

В случае возникновения конфликтов и обвинения в невыполнении своих профессиональных обязанностей всегда есть возможность сослаться на положения в инструкции.

Ознакомьтесь с другими нашими материалами о ДИ разных должностей. Читайте о том, какие должностные обязанности у оператора ЭВМ и делопроизводителя.

Профстандарт

Это документ, описывающий функции сотрудника с указанием на необходимое образование, знание, опыт и умения для вступления в должность (ст.195.1 ТК РФ). С июля 2016 года входит в число тех документов, которые нужно применять при необходимых случаях, установленных ТК РФ.

Статья 195.1 ТК РФ. Понятия квалификации работника, профессионального стандарта

Квалификация работника — уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы работника.

Профессиональный стандарт — характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции.

Профстандарт 07.002 состоит из 4 частей:

  1. Общие сведения об этом виде деятельности.
  2. Функциональная карта работника.
  3. Особенности конкретно взятых функций, возложенных на специалиста.
  4. Организации, которые принимали участие в подготовке этого документа.

Должен ли руководитель разрабатывать ДИ?

При разработке ДИ сотрудников необходимо руководствоваться ТК РФ и различными нормативными актами, поэтому непосредственное участие в этом должен принимать юрист организации. Однако рациональнее всего изначально возложить эту обязанность на руководителя, а затем уже консультироваться с работниками юридического и кадрового раздела.

Утверждает ДИ непосредственный руководитель или правовое лицо (например, и.о. руководителя) подписью и печатью.

Правила оформления

Она должна включать в себя следующие 4 раздела.

Общие положения

В основном это:

  • Категория работника – технический исполнитель.
  • Назначение и освобождение от должности производится приказом генерального директора.
  • Сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или руководителю подразделения.
  • Во время отсутствия секретаря его функции переходят на другого сотрудника.
  • Образование – высшее, неполное высшее, среднее специальное, стаж работы от полугода, знание офисной техники и офисных программ.
  • Работник руководствуется в своей деятельности ТК РФ, правилами Внутреннего устава и др. нормативными актами компании, а также настоящей должностной инструкцией и приказами руководства.

Обязанности работника

Сводятся к таким пунктам, как:

  • Организационно-техническое обеспечение всех сотрудников организации или подразделения.
  • Ведение документации, осуществления контроля и хранения документов.
  • Прием корреспонденции, звонков, заявлений, документации на имя руководителя.
  • Фиксация и передача служебной информации.
  • Организация и подготовка мест для мероприятий, встреч и собраний внутри организации, а также командировок.
  • Выполнение распоряжений руководителя.

Права и обязанности

Сотрудник имеет право и обязан:

  • Получать информацию, нужную для выполнения своих профессиональных функций.
  • Запрашивать документы от предприятий-партнеров или сотрудников внутри организации.
  • Требовать хороших условий труда от руководства и соблюдения своих должностных прав.

Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

  • невыполнение своих профессиональных обязанностей;
  • несоблюдение положений должностной инструкции;
  • нарушение правил внутреннего распорядка организации, профессиональной дисциплины, пожарных норм безопасности.

Особенности ДИ

Могут варьироваться в зависимости от сферы профессиональной деятельности сотрудника:

  • Секретарь учебной части (школы). Специфических требований к этой должности нет. К обязанностям сотрудника учебного заведения добавляется подготовка приказов по учебной части, оформление личных дел учащихся, учет рабочих часов педагогов и учителей.
  • Секретарь-референт. Функционал схож с функционалом помощника руководителя. Однако деятельность и обязанности референта расширяются до всех работников коллектива и посетителей организации.
    Одним из важных навыков, который требуется для работы на этой должности в престижных организациях, является знание иностранных языков (в основном английского).
  • Секретарь-машинистка. Обязательный навык ведения протоколов совещаний и встреч, поэтому одно из важных требований к машинистке – развитая моторика рук, умение быстро печатать, поставленная речь и грамотность.
  • Секретарь руководителя. Круг обязанностей этого сотрудника в определенной мере ограничен распоряжениями непосредственного руководителя. Он в некоторой мере становится его правой рукой, поэтому обязан реагировать на распоряжения быстро и максимально эффективно выполнять свою работу.
  • Секретарь суда. Не является государственным служащим. На его плечах лежит большая ответственность за точность предоставленной информации, которая ведется в документации к протоколам судебных заседаний. Проверяет исковые заявления на предмет соответствия законодательству, оказывает помощь в оформлении решений суда. Необходимо наличие юридического образования.
  • Секретарь делопроизводства. Основная функция – контроль делопроизводства. Часто место работы – архив.
  • Секретарь офис-менеджера. Помимо прочего, взаимодействует с клиентами организации по рабочим вопросам.

Секретарь – тот самый сотрудник, без которого трудно представить работу успешной компании. При составлении должностной инструкции необходимо тщательно продумать специфику его работы, так как эта должность подразумевает включение обязанностей и других работников – завхоза, администратора, специалиста кадрового делопроизводства.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

  1. ShVeraNika

    Не согласна с автором статьи по поводу двух моментов:

    1. В должностной инструкции работника не рекомендуется указывать обязанности другой поручаемой работы, чтобы четко разграничить выполняемые функции. Эта процедура оформляется приказом или другим нормативным актом, в котором прописывается совмещаемая должность и с какой ДИ ему нужно ознакомиться дополнительно.

    2. Профстандарт включает в себя не только требуемый уровень образования и квалификационные характеристики, но и также трудовые функции, обязанности, как это сказано в статьях :

    -Профстандарт секретаря ;

    — Профстандарт и должностная инструкция секретаря-делопроизводителя.

    В настоящее время рекомендуется организации при составлении должностной инструкции брать за основу уже утвержденный профессиональный стандарт, в нашем случае секретаря.

Мы в соц.сетях
Обсуждения
Александр Имеет смысл обратиться в прокуратуру. Именно её предметом надзора является соблюдение прав/обязанностей подозреваемых/об...7
Александр Отказывайтесь от перевозки. Перевозчик вернёт Вам уплаченную за перевозку сумму. Изменение расписания перевозчиком квали...8
Александр Платёжный документ, подтверждающий передачу денег исполнителю услуг, содержит назначение платежа, что свидетельствует о ...2
Александр При изменении тарифов в период действия договора размер страховой премии не меняется, если она была оплачена страховател...2
Сергей Здравствуйте я из Тольятти, хотелось бы узнать на какую сумму я могу рассчитывать при подаче иска в суд на моральный вре...1
аааа номера изготавливаются по документам...5
Александр Чтобы денежные средства вернулись плательщику (покупателю), торговой точке требуется указать на возврат товара и сообщит...2

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: