Разработка и утверждение должностной инструкции секретаря. Права, обязанности и ответственность сотрудника

Время на чтение: 3 минуты Добавить в закладки

Прием звонков, гостей, ведение документации – это и многое другое входит в круг обязанностей секретаря. Это сложный и кропотливый труд, который, вопреки сложившимся стереотипам, требует немалых усилий. Чтобы подробнее ознакомиться с особенностями этой работы, нужно знать, чем отличаются должностные обязанности секретаря в разных профессиональных сферах и как ее правильно составить.

Мы решаем юридические проблемы любой сложности. #Будьтедома и оставляйте свой вопрос нашему юристу в чате. Так безопаснее.
Задать вопрос

Показать содержание

Что это такое?

Зависит от действующего законодательства, а также от Внутреннего устава организации и приказов, изданных руководителем.

Перед вступлением в должность работник обязан ознакомиться со своей ДИ и заверить ее подписью.

В случае возникновения конфликтов и обвинения в невыполнении своих профессиональных обязанностей всегда есть возможность сослаться на положения в инструкции.

Ознакомьтесь с другими нашими материалами о ДИ разных должностей. Читайте о том, какие должностные обязанности у оператора ЭВМ и делопроизводителя.

Профстандарт

Это документ, описывающий функции сотрудника с указанием на необходимое образование, знание, опыт и умения для вступления в должность (ст.195.1 ТК РФ). С июля 2016 года входит в число тех документов, которые нужно применять при необходимых случаях, установленных ТК РФ.

Статья 195.1 ТК РФ. Понятия квалификации работника, профессионального стандарта

Квалификация работника — уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы работника.

Профессиональный стандарт — характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции.

Профстандарт 07.002 состоит из 4 частей:

  1. Общие сведения об этом виде деятельности.
  2. Функциональная карта работника.
  3. Особенности конкретно взятых функций, возложенных на специалиста.
  4. Организации, которые принимали участие в подготовке этого документа.
Мы решаем юридические проблемы любой сложности. #Будьтедома и оставляйте свой вопрос нашему юристу в чате. Так безопаснее.
Задать вопрос

Должен ли руководитель разрабатывать ДИ?

При разработке ДИ сотрудников необходимо руководствоваться ТК РФ и различными нормативными актами, поэтому непосредственное участие в этом должен принимать юрист организации. Однако рациональнее всего изначально возложить эту обязанность на руководителя, а затем уже консультироваться с работниками юридического и кадрового раздела.

Утверждает ДИ непосредственный руководитель или правовое лицо (например, и.о. руководителя) подписью и печатью.

Правила оформления

Она должна включать в себя следующие 4 раздела.

Общие положения

В основном это:

  • Категория работника – технический исполнитель.
  • Назначение и освобождение от должности производится приказом генерального директора.
  • Сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или руководителю подразделения.
  • Во время отсутствия секретаря его функции переходят на другого сотрудника.
  • Образование – высшее, неполное высшее, среднее специальное, стаж работы от полугода, знание офисной техники и офисных программ.
  • Работник руководствуется в своей деятельности ТК РФ, правилами Внутреннего устава и др. нормативными актами компании, а также настоящей должностной инструкцией и приказами руководства.

Обязанности работника

Сводятся к таким пунктам, как:

  • Организационно-техническое обеспечение всех сотрудников организации или подразделения.
  • Ведение документации, осуществления контроля и хранения документов.
  • Прием корреспонденции, звонков, заявлений, документации на имя руководителя.
  • Фиксация и передача служебной информации.
  • Организация и подготовка мест для мероприятий, встреч и собраний внутри организации, а также командировок.
  • Выполнение распоряжений руководителя.

Права и обязанности

Сотрудник имеет право и обязан:

  • Получать информацию, нужную для выполнения своих профессиональных функций.
  • Запрашивать документы от предприятий-партнеров или сотрудников внутри организации.
  • Требовать хороших условий труда от руководства и соблюдения своих должностных прав.

Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

  • невыполнение своих профессиональных обязанностей;
  • несоблюдение положений должностной инструкции;
  • нарушение правил внутреннего распорядка организации, профессиональной дисциплины, пожарных норм безопасности.

Особенности ДИ

Могут варьироваться в зависимости от сферы профессиональной деятельности сотрудника:

  • Секретарь учебной части (школы). Специфических требований к этой должности нет. К обязанностям сотрудника учебного заведения добавляется подготовка приказов по учебной части, оформление личных дел учащихся, учет рабочих часов педагогов и учителей.
  • Секретарь-референт. Функционал схож с функционалом помощника руководителя. Однако деятельность и обязанности референта расширяются до всех работников коллектива и посетителей организации.
    Одним из важных навыков, который требуется для работы на этой должности в престижных организациях, является знание иностранных языков (в основном английского).
  • Секретарь-машинистка. Обязательный навык ведения протоколов совещаний и встреч, поэтому одно из важных требований к машинистке – развитая моторика рук, умение быстро печатать, поставленная речь и грамотность.
  • Секретарь руководителя. Круг обязанностей этого сотрудника в определенной мере ограничен распоряжениями непосредственного руководителя. Он в некоторой мере становится его правой рукой, поэтому обязан реагировать на распоряжения быстро и максимально эффективно выполнять свою работу.
  • Секретарь суда. Не является государственным служащим. На его плечах лежит большая ответственность за точность предоставленной информации, которая ведется в документации к протоколам судебных заседаний. Проверяет исковые заявления на предмет соответствия законодательству, оказывает помощь в оформлении решений суда. Необходимо наличие юридического образования.
  • Секретарь делопроизводства. Основная функция – контроль делопроизводства. Часто место работы – архив.
  • Секретарь офис-менеджера. Помимо прочего, взаимодействует с клиентами организации по рабочим вопросам.

Секретарь – тот самый сотрудник, без которого трудно представить работу успешной компании. При составлении должностной инструкции необходимо тщательно продумать специфику его работы, так как эта должность подразумевает включение обязанностей и других работников – завхоза, администратора, специалиста кадрового делопроизводства.

Мы решаем юридические проблемы любой сложности. #Будьтедома и оставляйте свой вопрос нашему юристу в чате. Так безопаснее.
Задать вопрос

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

  1. ShVeraNika

    Не согласна с автором статьи по поводу двух моментов:

    1. В должностной инструкции работника не рекомендуется указывать обязанности другой поручаемой работы, чтобы четко разграничить выполняемые функции. Эта процедура оформляется приказом или другим нормативным актом, в котором прописывается совмещаемая должность и с какой ДИ ему нужно ознакомиться дополнительно.

    2. Профстандарт включает в себя не только требуемый уровень образования и квалификационные характеристики, но и также трудовые функции, обязанности, как это сказано в статьях :

    -Профстандарт секретаря ;

    — Профстандарт и должностная инструкция секретаря-делопроизводителя.

    В настоящее время рекомендуется организации при составлении должностной инструкции брать за основу уже утвержденный профессиональный стандарт, в нашем случае секретаря.

Мы в соц.сетях

Юридическая консультация онлайн
Обсуждения
Сергей Здравствуйте я из Тольятти, хотелось бы узнать на какую сумму я могу рассчитывать при подаче иска в суд на моральный вре...1
аааа номера изготавливаются по документам...5
Александр Чтобы денежные средства вернулись плательщику (покупателю), торговой точке требуется указать на возврат товара и сообщит...2
Александр Данный вид а\правонарушения носит длящийся характер, что свидетельствует о том, что к ответственности собственник будет ...12
Александр В «Общих положениях» Правил (ПДД) даётся определение велосипеду, как транспортному средству. Состав административного п...2
Александр По общему правилу билет, приобретённый по условиям невозвратного тарифа, может быть возвращён при условии вынужденного о...7
Сергей Здравствуйте я из Тольятти, хотелось бы узнать на какую сумму я могу рассчитывать при подаче иска в суд на моральный вре...1

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: