Как составлять, зачем нужна и кому адресовывать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей?

В общем значении под объяснительной запиской подразумевается письменное разъяснение причин, вынудивших работника совершить то или иное нарушение трудовой дисциплины. О том, в каких случаях может потребоваться такой документ, кому адресуется, а также как правильно составляется можно узнать из содержания настоящей статьи, также вы сможете ознакомиться с примером его заполнения.

Когда и почему составляется?

Если проанализировать положения трудового законодательства, то можно выделить следующие нарушения, при совершении которых работник должен будет написать объяснительную записку:

1. Невыполнение должностных обязанностей – под таким нарушением подразумевается неисполнение работником без уважительных причин своих трудовых обязанностей. Стоит помнить, если подобные проступки будут носить регулярный характер работодатель вправе уволить нарушителя по статье. В данном случае это будет п. 5 ст. 81 ТК РФ.
2. Невыход на работу – под таким нарушением подразумевается безосновательное отсутствие на рабочем месте в течение всего дня. В случае возникновения неотложных обстоятельств и дел работник обязательно должен об этом известить свое руководство. В противном случае последствия могут быть не самыми приятными.
3. Опоздание на работу – обычно за незначительные задержки, не носящие регулярный характер, сотрудников прощают. Однако если речь идет о систематических опозданиях на большой промежуток времени, то рано или поздно придется написать объяснительную.
4. Отсутствие на рабочем месте – это также серьезный проступок, за который придется объясниться. Более того, отсутствие на рабочем месте в течение 4 часов подряд и больше является законным основанием для увольнения работника согласно подп. а п. 6 ст. 81 ТК РФ.

Кому адресовать?

Ответ по поставленный вопрос главным образом будет зависеть от масштабов компании, в которой работает провинившийся сотрудник. Тут возможны два варианта:

1. Если речь идет о небольшой организации, в штат которой входит всего несколько человек, то писать объяснительную записку следует на имя руководителя конкретного хозяйствующего субъекта.
2. Если организация представляет собой огромный холдинг с множеством подразделений и служб, то в подобной ситуации работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины, должен писать объяснительную на имя своего непосредственного начальника (например, руководителя отдела, цеха).

Правила составления

На законодательном уровне данный момент никак не регулируется, то есть официальной формы объяснительной записки нет. В большинстве случаев она пишется в произвольном виде или же по шаблону, утвержденному в конкретной организации.

Так, при подготовке такого документа нужно ориентироваться на следующие общие правила делового письма:

• лучше подготовить объяснительную на формате бумаги А4;
• стиль изложения должен быть официальный;
• ситуацию следует описывать четко и по делу;
• недопустимо использование нецензурных выражений, а также вызывающего тона.

Следует понимать, что от содержания подготовленной объяснительной во многом зависит решение, которое примет начальство, а также его дальнейшее отношение к провинившемуся. Поэтому к данному вопросу нужно отнестись со всей ответственностью.

В целом содержание объяснительной записки должно включать в себя следующие разделы:

1. «Шапка» документа – указываются сведения об адресате и сотруднике, подготовившем записку. Нужно последовательно прописать:
   • название организации, в которой осуществляет трудовую деятельность нарушитель;
   • ФИО и должность начальника, на имя которого пишется объяснительная;
   • ФИО и должность, которое занимает провинившийся работник;
   • контактные данные (можно написать свой телефон, включая рабочий номер, адрес электронной почты).
2. Название – может звучать по-разному в зависимости от вида, допущенного нарушения. Для наглядности можно привести конкретный пример: «Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте».
3. Содержательная часть – это основной блок документа, которому нужно уделить особое внимание. Тут могут найти отражения следующие моменты:
   • предпосылки, которые привели к нарушению трудовой дисциплины;
   • причины невыполнения своих функциональных обязанностей либо реализация их ненадлежащим образом;
   • описание всех сопутствующих обстоятельств;
   • последствия, которые повлек за собой совершенный проступок;
   • дополнительная информация, которую работник сочтет нужной донести до сведения руководства.
   Справка. Если причиной написания объяснительной является отсутствие на рабочем месте в неположенное время, то тогда нужно будет также прописать точное время (месяц, число, часы), когда работник находился вне организации.
4. Завершающая часть – тут можно подвести итоги и написать о том, что в будущем сотрудник не допустит повторного нарушения трудовой дисциплины.

К объяснительной записке могут быть приложены различные документы, подтверждающие тот факт, что проступок был совершен по уважительной причине (например, справка из больницы, повестка в суд и т.д.). В конце документа нужно поставить свою подпись и написать дату его подготовки.

Подытоживая все вышесказанное следует отметить, что работодатель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих трудовых обязанностей только в том случае, если последний ознакомился с положениями должностной инструкции.