Приказ об утверждении должностной инструкции в 2026 году: составление, регистрация и хранение

В 2026 году для регламентации трудовых функций, обязанностей и полномочий сотрудников работодатели разрабатывают должностные инструкции (ДИ). Как и другие локальные нормативные акты, они вводятся в действие после официального утверждения. Чаще всего утверждающим инструментом становится приказ руководителя организации. Рассмотрим порядок составления, регистрации и хранения приказа об утверждении должностной инструкции.

Обязательно ли утверждать должностную инструкцию приказом?

Приказ, как и должностная инструкция, не является обязательным документом согласно Трудовому кодексу РФ. Однако подготовленная ДИ не имеет самостоятельной юридической силы и требует дополнительного заверения. Утверждение производится в соответствии с локальным организационным регламентом (положением о должностной инструкции), где издание приказа предусмотрено в качестве инструмента введения в действие. Таким же образом утверждаются изменения в ДИ.

Руководство может утверждаться резолюцией руководителя на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016. Гриф содержит слово «Утверждаю», должность уполномоченного лица, его подпись, фамилию и дату утверждения (п. 5.16 Оформления реквизитов по ГОСТ). Однако соответствующая отметка ставится на каждом экземпляре документа, что нерентабельно в условиях крупных предприятий с большим потоком корреспонденции.

Кто утверждает приказ о введении должностной инструкции?

Подготовленная ДИ согласуется с руководителем подразделения, в которое поступает работник, о чем свидетельствует его подпись. Все экземпляры инструкции подписываются директором.

В процедуре утверждения участвуют сотрудники предприятия, уполномоченные соответствующими обязанностями на основании приказа о возложении дополнительных функций. В этот перечень могут входить:

• штатный юрист;
• сотрудник отдела кадров;
• руководитель подразделения;
• главный бухгалтер;
• специалист по охране труда.

Утверждающий документ подписывается директором предприятия, но может быть подготовлен иным уполномоченным лицом или группой лиц. Так, проект приказа разрабатывается специалистом подразделения, которое несет ответственность за оформление должностных инструкций, а затем передается на подпись.

Как правильно составить приказ об утверждении должностной инструкции?

Разрабатывая форму и структуру документа, рекомендуется руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем перечислены требования к оформлению реквизитов и представлены образцы бланков. Документ оформляется печатным текстом стандартным читабельным шрифтом №12 на листе формата А4.

Этапы проектирования приказа по общепринятой форме:

1. В шапке посередине указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами.
2. Ниже в шапке перечисляются номер приказа и наименование «Об утверждении должностных инструкций».
3. Под шапкой справа и слева на одном уровне указываются регион и дата утверждения.
4. В констатирующей части излагаются основания и цели документа, например, соблюдение норм трудовой дисциплины и организации труда на предприятии.
5. Под преамбулой «Приказываю» в порядке нумерованного списка перечисляются условия утверждения.
6. В пункте 1 отражается требование об утверждении инструкций, указанных в штатном расписании организации за определенный период.
7. В пункте 2 отражается требование об ознакомлении заинтересованных лиц и сотрудников с инструкциями под роспись.
8. В пункте 3 указываются имя и должность лица, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

Документ заверяется подписью директора с расшифровкой и передается на ознакомление сотруднику, который уполномочен контролировать его исполнение. Он также ставит свою подпись.

Структура приказа: таблица основных элементов

Регистрация приказа об утверждении должностной инструкции

Вступление приказа в юридическую силу связано с регистрацией через присвоение даты и номера. Для этих целей используется бумажный или электронный журнал регистрации, закрепленный в Инструкции по делопроизводству. При отсутствии унифицированной формы выделяют следующие сведения, которые отражаются в журнале:

• номер, который присваивается регистратором, состоящий из номера отдела, дела и приказа в формате 01-02/03;
• дата регистрации в формате дд.мм.гг;
• дата вступления в силу в формате дд.мм.гг;
• отдел, ответственный за утверждение приказа;
• краткое содержание или наименование документа;
• количество листов;
• количество приложений (при наличии).

Документ регистрируется в день подписания руководителем. Нумерация ведется ручкой с чернилами одного цвета в хронологическом порядке заверения организационных актов в пределах календарного года. Для надежности сведения дублируются в бумажном или электронном журнале. Изменения заверяются подписью сотрудника, ответственного за ведение учета.

Сколько хранится приказ об утверждении должностной инструкции?

Должностная инструкция относится к локальным нормативным актам (ЛНА) компании. Согласно п. 27 Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25.08.2010, ДИ хранятся на предприятии постоянно. Рекомендуется хранить приказы об утверждении ЛНА совместно с ними и в идентичные периоды.

В соответствии с п. 19 Приказа Минкульта, приказы классифицируются по личному составу, основной и административно-хозяйственной деятельности. Исходя из действующего определения, документ об утверждении инструкции относится к основному типу и также хранится постоянно, то есть до момента ликвидации предприятия. После завершения ликвидационных процедур хранится в архиве в течение 3 лет.

Подготовленная ДИ вступает в юридическую силу после письменного заверения или утверждения грифом. Документ заверяется подписью директора и разрабатывается сотрудниками, уполномоченными соответствующими обязанностями на основании локальных актов компании. Утвержденные приказы регистрируются в журнале учета с присвоением идентификационного номера и хранятся на предприятии постоянно до момента ликвидации.

Часто задаваемые вопросы

Да, одним приказом можно утвердить несколько должностных инструкций. В распорядительной части приказа перечисляются все утверждаемые инструкции с указанием должностей. Это удобно при массовой разработке ДИ или при создании новых подразделений. Каждая инструкция оформляется отдельным приложением к приказу.

Сотрудников необходимо ознакомить с самой должностной инструкцией под роспись, что предусмотрено статьей 68 ТК РФ. Ознакомление с самим приказом не является обязательным, но рекомендуется для подтверждения факта введения документа в действие. Роспись об ознакомлении ставится в журнале ознакомления с локальными актами или на отдельном листе ознакомления.

Приказ об утверждении должностной инструкции действует бессрочно до момента издания нового приказа об утверждении измененной редакции ДИ или приказа об отмене действующей инструкции. Срок действия самой должностной инструкции также не ограничен, если иное не указано в тексте документа. При изменении трудовых функций или организационной структуры необходимо издать новый приказ.

Отказ сотрудника от ознакомления с должностной инструкцией фиксируется актом в присутствии двух свидетелей. Работодатель обязан обеспечить ознакомление с ДИ до начала работы. Если сотрудник систематически отказывается, это может стать основанием для применения дисциплинарного взыскания согласно статье 192 ТК РФ.

Нет, любые изменения в должностную инструкцию должны быть утверждены приказом руководителя. Можно издать приказ о внесении изменений в действующую ДИ или приказ об утверждении новой редакции инструкции. Сотрудники должны быть ознакомлены с изменениями под роспись. Если изменения существенно меняют трудовые функции, требуется согласие работника.

Да, в приказе необходимо четко указать, какие именно должностные инструкции утверждаются. Можно перечислить их в тексте приказа или оформить отдельным приложением со списком должностей. Это необходимо для однозначной идентификации утвержденных документов и исключения споров о том, какая версия инструкции действует.