Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году: обязательно ли и как написать заявление

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). В 2026 году работники по-прежнему могут выбирать между бумажным и электронным форматом ведения сведений о трудовой деятельности. Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог привычного документа, данные из которого хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР, с 2023 года — Социальный фонд России, СФР). Работодатель обязан передавать сведения о приеме, переводах, увольнениях и других кадровых событиях в электронном виде.

Что такое электронная трудовая книжка и как она работает

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это способ ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде. Все данные о стаже, местах работы, должностях, переводах и увольнениях хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР, ранее — ПФР).

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан представлять в СФР сведения о трудовой деятельности каждого работника. Эти сведения включают:

• информацию о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• данные о приеме на работу, переводах, увольнениях;
• сведения о должности, структурном подразделении, квалификации;
• основания прекращения трудового договора.

Работник может получить сведения о своей трудовой деятельности несколькими способами:

• у работодателя (форма СТД-Р);
• в МФЦ или отделении СФР (форма СТД-ПФР);
• через портал Госуслуг в личном кабинете;
• в мобильном приложении СФР.

Обязателен ли переход на электронную трудовую книжку в 2026 году

Нет, переход на электронную трудовую книжку не является обязательным. Работник вправе сохранить бумажную трудовую книжку и продолжать вести её параллельно с электронной формой учёта.

Согласно Федеральному закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, который внёс изменения в Трудовой кодекс РФ, работники, которые до 31 декабря 2020 года подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, имеют право продолжать её использование. Работодатель в этом случае обязан вести как бумажную, так и электронную форму учёта.

Важно: если работник до 31 декабря 2020 года не подал заявление о выборе формата ведения трудовой книжки, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. Работник может в любой момент подать заявление о переходе на электронный формат, но вернуться к бумажному варианту после этого уже нельзя.

Для лиц, впервые поступающих на работу с 2021 года, трудовые книжки ведутся только в электронном виде (бумажные не оформляются).

Как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Если работник решил перейти на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, ему необходимо подать письменное заявление работодателю. Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные элементы:

• ФИО и должность руководителя организации (кому адресовано заявление);
• ФИО и должность заявителя (от кого);
• суть заявления: просьба о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде и выдаче бумажной трудовой книжки на руки;
• ссылка на статью 66.1 Трудового кодекса РФ;
• дата и подпись заявителя с расшифровкой.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

После получения заявления работодатель обязан:

• выдать работнику на руки бумажную трудовую книжку (не позднее трёх рабочих дней);
• внести в неё запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• продолжать передавать сведения о трудовой деятельности работника в СФР в электронном виде.

С момента выдачи бумажной трудовой книжки работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.

Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

Критерий	Электронная трудовая книжка	Бумажная трудовая книжка
Хранение	В информационной системе СФР, доступ через Госуслуги, МФЦ	На руках у работника или у работодателя
Риск утраты	Исключён, данные хранятся в защищённой базе	Возможна утрата, порча, кража документа
Доступность	Круглосуточный доступ онлайн	Необходимо физическое наличие документа
Ошибки и исправления	Исправления вносятся работодателем через отчётность в СФР	Исправления вносятся вручную, требуют заверения печатью
Оформление при трудоустройстве	Не требуется предъявление документа, данные запрашиваются из СФР	Необходимо предъявить бумажную книжку работодателю
Возможность вернуться к бумажному формату	Невозможно после подачи заявления о переходе	Можно сохранить бумажный формат

Что делать, если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года

Если работник не подал заявление о выборе формата ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку наряду с электронной формой учёта. Работник сохраняет право в любой момент подать заявление о переходе на электронный формат.

Однако важно понимать: после подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку вернуться к бумажному формату невозможно. Поэтому решение следует принимать взвешенно.

Работодатель обязан уведомить работника о необходимости выбора формата ведения трудовой книжки. Уведомление должно быть сделано в письменной форме, работник должен расписаться в получении. Если работник не подаёт заявление, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.

Как получить сведения о трудовой деятельности из электронной трудовой книжки

Работник может получить сведения о своей трудовой деятельности (форма СТД-ПФР или СТД-Р) несколькими способами:

• У работодателя: работодатель обязан предоставить форму СТД-Р в день увольнения или по письменному заявлению работника (не позднее трёх рабочих дней). Форма может быть выдана на бумаге или направлена на электронную почту работника (с его согласия).
• В МФЦ: обратиться лично с паспортом и СНИЛС, получить форму СТД-ПФР бесплатно.
• В отделении СФР: обратиться лично или направить запрос через личный кабинет на сайте СФР.
• Через портал Госуслуг: авторизоваться на портале, перейти в раздел «Трудовая книжка», скачать или распечатать сведения.
• Через мобильное приложение СФР: скачать приложение, авторизоваться и получить доступ к сведениям.

Сведения предоставляются бесплатно и в любое время по запросу работника.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли переходить на электронную трудовую книжку в 2026 году?

Нет, переход на электронную трудовую книжку не является обязательным. Работник вправе сохранить бумажную трудовую книжку и продолжать её использование. Если до 31 декабря 2020 года работник не подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. Работник может подать заявление о переходе в любой момент, но вернуться к бумажному формату после этого уже нельзя.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Нет, после подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку и получения бумажной трудовой книжки на руки вернуться к бумажному формату невозможно. Это решение является окончательным. Поэтому перед подачей заявления рекомендуется тщательно взвесить все преимущества и недостатки электронного формата.

Как получить сведения о трудовой деятельности, если я перешёл на электронную трудовую книжку?

Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-ПФР или СТД-Р) можно получить несколькими способами: у работодателя (по письменному заявлению или в день увольнения), в МФЦ, в отделении СФР, через портал Госуслуг или мобильное приложение СФР. Все способы бесплатны и доступны в любое время.

Что делать, если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка?

Если в сведениях о трудовой деятельности обнаружена ошибка, необходимо обратиться к работодателю, который внёс неверные данные. Работодатель обязан исправить ошибку и направить корректирующие сведения в СФР. Если работодатель ликвидирован или отказывается исправлять ошибку, можно обратиться в СФР с подтверждающими документами (трудовой договор, приказы, справки).

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?

Да, после перехода на электронную трудовую книжку бумажный документ выдаётся работнику на руки, и его рекомендуется хранить. Бумажная трудовая книжка может потребоваться для подтверждения стажа за периоды до перехода на электронный формат, для оформления пенсии или в других ситуациях, когда необходимо документальное подтверждение трудовой деятельности.

Что будет, если я потеряю бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?

Если вы потеряли бумажную трудовую книжку после перехода на электронный формат, это не критично. Все сведения о вашей трудовой деятельности с момента перехода хранятся в информационной системе СФР и доступны в электронном виде. Однако для подтверждения стажа за периоды до перехода на электронный формат может потребоваться восстановление бумажной трудовой книжки через бывших работодателей или архивы.

Как работодатель узнаёт о моём стаже при трудоустройстве, если у меня электронная трудовая книжка?

При трудоустройстве работник предоставляет новому работодателю сведения о трудовой деятельности (форму СТД-ПФР или СТД-Р), которые можно получить через Госуслуги, МФЦ, СФР или у предыдущего работодателя. Работодатель также может запросить сведения из СФР с согласия работника. Это упрощает процедуру трудоустройства и исключает риск предоставления поддельных документов.

Можно ли подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку дистанционно?

Да, заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подать дистанционно, если работодатель использует системы электронного документооборота. Заявление должно быть подписано усиленной квалифицированной электронной подписью работника. Также можно направить заявление по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.