Что относится к персональным данным работника? Порядок защиты и хранения информации в организации

Автор статьи
Время на чтение: 9 минут
Дата публикации:
Последнее обновление:

Кадровый документооборот любой организации включает в себя хранение персональных данных наемных работников. Чтобы этот процесс соответствовал всем нормам Трудового законодательства РФ, необходимо знать следующее.

Понятие: что относится к личной информации сотрудника?

Исходя из п. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г., это любая прямая или косвенная информация о конкретном сотруднике, которая необходима администрации для осуществления трудовых отношений. К ней относится информация:

  • об образовании;
  • о специальности;
  • о квалификации;
  • о состоянии здоровья;
  • о наличии детей;
  • о доходах (в частности, для госслужащих).
Работодатель не имеет право требовать у потенциального сотрудника информацию о его вероисповедании, национальности и семейном положении. Также как и сотрудник имеет право ее не предоставлять.

Какие функции выполняет локальный нормативный акт – Положение?

По “Положению о персональных данных работника” каждый работодатель обязан регламентировать операции с персональными данными сотрудников, учитывая нормы, предписанные в статье 87 ТК РФ, а также п. 2 ст. 18.1 № 152-ФЗ.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

О законе о персональных данных вы можете узнать тут.

Работодатель запрашивает информацию, чтобы осуществить следующие функции:

  • выявление соответствия занимаемой должности;
  • возможность предоставления различных компенсаций и льгот;
  • оформление налогового вычета;
  • заполнение личной карточки работника по унифицированной форме Т-2.

Вся информация должна быть предоставлена исключительно первым лицом, то есть самим наемным работником.

Кто разрабатывает документ?

Положение о персональных данных госслужащего РФ и ведении его дела утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. Поэтому для государственных учреждений положения разрабатываются, исходя из нормативных правовых актов.

В частной фирме положение разрабатывается работодателем при участии любого представительного органа работников. Чаще всего эта роль закреплена за Профсоюзом. В этом случае оно утверждается с учетом его мнения (ст. 372 ТК РФ) следующим образом:

  1. На рассмотрение дается 5 рабочих дней. После чего, если решение Профсоюза содержит отказ на утверждение или там представлены доработки и предложения, работодатель обязан в течение 3 рабочих дней добиться взаимного согласия на подписание Положения.
  2. Если обоюдного решения достичь не удается, составляется Протокол разногласий и работодатель самостоятельно принимает решение об утверждении Положения, которое может быть обжаловано членами профсоюзной организации при обращении в суд или в государственную инспекцию труда.
Если Профсоюза нет, а есть иной представительный орган работников, то Положение должно согласовываться с ним.

Работодатель, у которого нет представительного органа, самостоятельно принимает решение о подписании Положения. В данном случае оно не должно противоречить установленному локальному нормативному акту фирмы и по возможности предварительно обговорено с юристом, начальником отдела кадров и главным бухгалтером.

Структура и содержание Положения 2019 года

Положение о защите персональных данных чаще всего включает 6 разделов, посвященных различным этапам обработки личной информации:

  • общие положения;
  • получение и систематизация личных данных;
  • обработка и хранение этой информации;
  • ее использование;
  • осуществление передачи и распространения личных данных;
  • гарантия конфиденциальности со стороны ответственных сотрудников.

Предложенную структуру можно менять, если есть такая необходимость: добавлять новые разделы и приложения, корректировать. Работодатель вправе самостоятельно определить структуру.

Политика и порядок обработки и хранения информации в организации

Работодатель обязан гарантировать соблюдение прав и свободы сотрудника, который предоставляет ему личную информацию. Даже в пределах одной организации личные данные можно передавать только в пределах локального акта организации (Положения), с которым должен быть ознакомлен весь персонал под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Персональные данные на сотрудника хранятся в бухгалтерии и кадровой службе, вместе с ведомостью по его заработной плате, личными карточками, делами и другими документами – как в электронном, так и в бумажном виде.

В случае утраты или неправомерного использования личной информации работодатель обязан за свой счет обеспечить ее защиту.

Порядок обработки и хранения информации должен быть определен локальным нормативным актом и в нем же прописан (в Положении).

Обязательства о защите и неразглашении

Положение включает в себя обязательство о неразглашении персональных данных и подписывается сотрудниками, которые по своему служебному положению имеют доступ к личной информации. Ответственность за разглашение устанавливается этим же внутренним документом.

Число ответственных сотрудников может варьироваться. Это могут быть: генеральный директор, сотрудники отдела кадров, бухгалтерии и так далее (зависит от специфики организации).

Нарушение правил обращения предусмотрено в ст. 24 ФЗ № 152 и влечет за собой увольнение или штраф в размере:

  • 1000-3000 р. для граждан;
  • 5000-10 000 р. для должностных лиц;
  • 30 000-50 000 р. для предприятий.

О том, в каких ситуациях следует обращаться за защитой персональных данных, читайте тут.

Как утверждается?

Каждая фирма несет статус оператора персональных данных и именно она обязана утвердить локальный правовой акт, которым в современной профессиональной практике чаще всего является Положение о персональных данных работников.

Для того чтобы его утвердить, работодателем (генеральным директором) составляется приказ. Он должен включать в себя вводную (1), основную (2) и заключительную (3) части:

  1. Наименование организации-работодателя; название, номер, дата приказа; город; основания вынесения приказа на рассмотрение.
  2. Факт утверждения положения по личным данным работников; дату введения положения в действие; должностные лица, ответственные за работу с личной информацией, а также степень полноты этого допуска.
  3. Ответственный за выполнение приказа и его обязательство довести до сотрудников пункты Положения о персональных данных и взять их согласие на обработку информации в письменной форме; подпись руководителя или ответственного; дата ознакомления и подпись должностного лица, ответственного за выполнение распоряжения.

Всегда ли нужно согласие на обработку персональных данных, как отозвать, рассказано тут.

Лист ознакомления с бумагой под подпись

После утверждения оно сразу вступает в силу, затем должно быть доведено до всех работников под подпись. Действующими сотрудниками в реестре (журнале) ставится подпись об ознакомлении.

Если распоряжение касается большого числа сотрудников (одного или нескольких структурных подразделений), то составляется Лист ознакомления. Он служит документом-приложением к приказу.

Лист также необходим для того, чтобы в случае спорных ситуаций между руководством и подчиненными послужить своеобразным доказательством для решения вопросов в суде или с привлечением трудовой инспекции. За отказ в подписи руководитель имеет право привлечь работников к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.

Когда нужно уведомлять Роскомнадзор о предстоящей обработке?

Операторы (ответственные) перед обработкой персональных данных обязаны проинформировать Роскомнадзор о предстоящей процедуре. Однако здесь есть ряд исключений, предусмотренных в ст. 1, 2, 22 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Например, если обработка данных в организации ведется в соответствии с трудовым правом, то есть по заключению гражданско-правового договора с сотрудником и при этом соблюдается защита персональных данных, они не распространяются без согласия субъекта, а также используются исключительно в профессиональных целях, то уведомлять Роскомнадзор в данном случае нет необходимости.

Защита персональных данных нужна не только на работе, но и в интернете, а также необходима детям. Читайте наши статьи о защите ПД в сети и о соглашении на обработку ПД несовершеннолетних.

Ответственность за отсутствие документа

Отсутствие данного Положения нарушает Трудовой Кодекс РФ, поэтому по решению государственной инспекции труда должностное лицо (генеральный директор или его ИО) может понести штраф от 1000 до 5000 р., а за повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 р. и дисквалификацию от 1 до 3 лет с правом занимаемой должности и осуществления профессиональной деятельности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Чтобы не допустить возможности разглашения личной информации своих работников каждая фирма должна обеспечить их защиту в полной мере. Чаще всего для этого используется локальный акт в виде Положения о защите персональных данных. Данное Положение имеет общепринятую структуру, но не ограничивается ею, поэтому руководитель организации вправе определить, сколько подразделов оно будет включать.

Факт ознакомления сотрудников с Положением фиксируется или в трудовом договоре или на отдельном документе-приложении – Листе ознакомления.

Автор статьи
Суворов Михаил
Ведущий юрист сайта. Стаж – 26 лет. Закончил Московский государственный юридический университет имени О. Е. Кутафина. Все виды юридической поддержки для физ.лиц, ИП, организаций.
Написано статей
1948
Плохо
0
Полезно!
0
Правовой Центр
Дзен
Перейти на канал
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.