Профстандарт и должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в 2026 году

Вакансия секретаря-делопроизводителя остаётся одной из востребованных на российском рынке труда. В 2026 году эта специальность сохраняет актуальность благодаря росту документооборота и требованиям к организации управления. Чем занимается секретарь-делопроизводитель, какие должностные обязанности закреплены профстандартом и почему эта профессия не потеряет значимости в ближайшие годы?

Должностная инструкция (ДИ) секретаря-делопроизводителя служит приложением к трудовому договору, согласно разделу 3 ТК РФ. В ней подробно фиксируются права и обязанности, которыми работодатель наделяет сотрудника, а также предусмотренные меры ответственности в случае правонарушения. Такой документ является юридически значимым и рекомендуется к использованию Рострудом.

Профстандарт секретаря-делопроизводителя

Профстандарт секретаря-делопроизводителя утверждён Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Приказ содержит требования по квалификации к сотруднику, занимающему должность секретаря-делопроизводителя. Этот документ является разносторонним и распределяет функциональности секретаря любой специализации:

• администратор;
• делопроизводитель;
• референт;
• помощник руководителя.

Подробнее о профстандарте делопроизводителя мы рассказывали в этой статье.

Кто разрабатывает должностную инструкцию?

Выбор сотрудника, на которого возлагается ответственность за разработку ДИ, напрямую зависит от масштаба предприятия. Если организация большая по количеству отделов, то типовая ДИ составляется начальником определённого отдела для каждой группы должностей. В случае если предприятие небольшое (до 25 человек), то такой документ разрабатывается специалистом отдела кадров.

Профессиональные стандарты секретаря-руководителя составляются с учётом уровня квалификации, применяемые при разработке профстандартов, которые утверждены Приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 № 148н.

Правила оформления инструкции

Должностная инструкция хоть и не является одним из обязательных документов на предприятии, однако её наличие даёт возможность грамотно наделить правами и обязанностями сотрудника предприятия и предъявлять определённые требования к вакансии.

Общие положения

1. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем предприятия, находится в его подчинении.
2. На срок отсутствия сотрудника (отпуск, лечение и др.) его обязанности исполняет заменяющий сотрудник организации, который назначен руководителем.
3. Лицо, претендующее на вакансию, должно соответствовать некоторым требованиям:
   • среднее профессиональное образование (в некоторых случаях требуется высшее);
   • знание иностранного языка на разговорном уровне (при необходимости);
   • принципы делового общения: умение вести деловые переговоры, переписку.
4. Секретарь-делопроизводитель должен разбираться в следующих направлениях:
   • документооборот в организации, в том числе электронный;
   • федеральные законы и нормативные акты, непосредственно связанные с работой секретаря-делопроизводителя;
   • численность кадрового состава предприятия, должностные инструкции сотрудников;
   • правила эксплуатации оборудования офиса и программного обеспечения, требуемого для работы.
5. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
   • правовыми актами и действующим законодательством РФ;
   • отдельными актами и положениями организации и должностной инструкцией.

Обязанности секретаря-делопроизводителя

1. Корреспонденция: её учёт и распределение по отделам предприятия.
2. Дальнейший контроль за сроками исполнения запросов и требований, взаимодействие со всеми сотрудниками предприятия.
3. Ведение электронной базы входящих/исходящих документов.
4. Правильность оформления документации предприятия, требования к хранению и сохранности.
5. Помощь руководителю в организации приёма посетителей.
6. Соблюдение конфиденциальности.
7. Размещение необходимой информации на сайте организации.
8. Взаимодействие с отделением почты: приём и посылка корреспонденции.

Права сотрудника

1. Ставить подпись в пределах своей компетенции.
2. Получать от работников предприятия необходимую информацию для работы.
3. Требовать от руководства предприятия создания комфортных условий для эффективной работы.
4. Вносить предложения по улучшению документооборота и организации работы.

Ответственность

Секретарь-делопроизводитель несёт ответственность за:

1. Выполнение должностных обязанностей ненадлежащим образом.
2. Утечку конфиденциальной информации, утрату и/или порчу документов.
3. Правонарушения, которые были совершены во время выполнения должностных обязанностей, в соответствии с разделами УК РФ, ГК РФ или КоАП РФ.
4. Ущерб, который был причинён предприятию по вине сотрудника.

Заключительным фактором, который удостоверяет введение инструкции в работу, является подпись в листе ознакомления, который является неотъемлемой частью документа.

Сравнительная таблица требований к секретарю-делопроизводителю

Критерий	Минимальные требования	Расширенные требования
Образование	Среднее профессиональное	Высшее (управление, делопроизводство)
Опыт работы	Не требуется	От 1 года в аналогичной должности
Знание ПК	MS Office (Word, Excel)	MS Office + системы электронного документооборота (СЭДО)
Иностранный язык	Не требуется	Английский язык (разговорный уровень)
Дополнительные навыки	Грамотная речь, внимательность	Знание делового этикета, многозадачность

Часто задаваемые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция для секретаря-делопроизводителя в 2026 году?

Должностная инструкция не является обязательным документом по Трудовому кодексу РФ, однако её наличие рекомендуется Рострудом. Она позволяет чётко определить обязанности, права и ответственность сотрудника, что снижает риск трудовых споров.

Какие документы регулируют работу секретаря-делопроизводителя?

Работа секретаря-делопроизводителя регулируется Трудовым Кодексом РФ, профессиональным стандартом (Приказ Минтруда № 276н от 06.05.2015), Квалификационным справочником должностей (Постановление Минтруда № 37 от 21.08.1998) и внутренними локальными актами организации.

Кто утверждает должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя?

Должностную инструкцию утверждает руководитель организации. Разрабатывается она, как правило, специалистом отдела кадров или начальником структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом.

Можно ли изменить должностную инструкцию после её утверждения?

Да, работодатель вправе изменить должностную инструкцию. Об изменениях сотрудник должен быть уведомлён не менее чем за два месяца в письменной форме (статья 74 ТК РФ). Сотрудник обязан ознакомиться с новой редакцией под подпись.

Какие личные качества важны для секретаря-делопроизводителя?

Для эффективной работы секретарю-делопроизводителю необходимы внимательность, усидчивость при выполнении рутинной работы, умение подходить к решению нескольких задач одновременно, стрессоустойчивость и коммуникабельность.

Где можно скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя?

Образец и бланк должностной инструкции секретаря-делопроизводителя доступны для скачивания на нашем сайте в разделе документов. Они соответствуют актуальным требованиям законодательства и профстандартам.

Для работы понадобятся такие качества, как:

• внимательность;
• усидчивость при выполнении рутинной работы;
• умение подходить к решению нескольких задач одновременно;
• стрессоустойчивость;
• коммуникабельность.

Данная должность не относится к ряду высокоплачиваемых, зато актуальную вакансию можно найти практически всегда. Профессия секретаря-делопроизводителя остаётся востребованной и стабильной на рынке труда.