Должностная инструкция офис-менеджера регламентирует права, обязанности и ответственность сотрудника в сфере обеспечения расходными материалами и управления организационными процессами. В 2026 году действуют требования Профстандарта 07.005, утвержденного Минтрудом РФ, который определяет квалификационные характеристики и трудовые функции специалиста. На практике сложилась общепринятая форма должностной инструкции, которая содержит все условия трудового взаимодействия и утверждается руководителем компании.
Профстандарт офис-менеджера
Должностные обязанности офис-менеджера регламентированы Профстандартом 07.005, утвержденным Приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н. К обобщенным трудовым функциям сотрудника относят обеспечение расходными материалами, товарами и оборудованием, а также организацию деловых поездок персонала. Ведение административно-хозяйственной деятельности предполагает квалификацию не ниже среднего профессионального образования.
В соответствии с Приказом Министерства труда и социальной защиты № 148н от 12.04.2013, деятельность офис-менеджера квалифицируют как самостоятельную, требующую анализа и подготовки, с персональной ответственностью за деятельностью рабочей группы. Группа занятий по ОКЗ — 3341 (техники и вспомогательный персонал в области административного управления).
| Обобщенная трудовая функция | Уровень квалификации | Требования к образованию |
|---|---|---|
| Обеспечение организации расходными материалами, товарами и оборудованием | 5 | Среднее профессиональное образование |
| Организация деловых поездок персонала | 5 | Среднее профессиональное образование |
| Ведение административно-хозяйственной деятельности | 5 | Среднее профессиональное образование |
Кто должен разрабатывать должностную инструкцию?
Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору. Именно он уполномочен разрабатывать его должностную инструкцию.
Руководитель вправе делегировать свои полномочия другим подчиненным. Как правило, должностная инструкция разрабатывается в составе рабочей группы, в которую входят:
- главный бухгалтер;
- начальник отдела кадров;
- штатный юрист;
- руководитель подразделения (офиса).
Разработанный документ утверждается приказом руководителя организации. Сотрудник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу или при внесении изменений в документ.
Правила оформления должностной инструкции
Должностная инструкция оформляется на листе формата А4, маркированном эмблемой организации. Правила оформления документа регламентированы ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Под преамбулой «Утверждаю» перечисляются реквизиты организации и руководителя (должность, имя), а также дата утверждения инструкции. Наименование документа — «Должностная инструкция офис-менеджера» указывается посередине. Конструктивная часть предполагает минимум 4 раздела, нумерованных римскими цифрами и маркированных списком.
Руководитель вправе устанавливать индивидуальную форму должностной инструкции на предприятии. Положения документа не должны ущемлять права сотрудника, а также противоречить трудовому законодательству РФ.
Общие положения
В общих положениях отражают основные условия трудового взаимодействия сотрудника с руководителем и подчиненными, а также требования к квалификации. В разделе необходимо отразить:
- кому подчиняется офис-менеджер;
- кто подчиняется офис-менеджеру (должности);
- порядок освобождения и назначения на должность;
- требования к образованию, опыту работы, навыкам и знаниям;
- порядок передачи обязанностей сотрудника в период его временного отсутствия;
- требование руководствоваться настоящей должностной инструкцией, законодательством РФ и локальными актами компании;
- что должен знать офис-менеджер (порядок заключения договоров, оформления поставок, нормы делового общения и этикета).
Сотрудник может быть назначен на должность на основании приказа генерального директора. В пункте, касающемся порядка освобождения от должности, необходимо указать перечень должностных лиц или условия передачи полномочий (на основании приказа).
Обязанности офис-менеджера
Трудовые обязанности офис-менеджера устанавливаются в соответствии с целями и задачами, которые ставит перед собой организация. Раздел содержит подробный перечень действий, которые ожидают от сотрудника. В соответствии с Профстандартом 07.005 в них входят:
- прием заявок на товары и услуги для создания оптимальных условий труда;
- определение потребностей в расходных материалах;
- выбор поставщика, формирование и отправка заявки на поставку;
- ведение базы поставщиков, реестра договоров на поставку, отчетной документации;
- отслеживание сроков проведения оплаты, в том числе по оферте;
- контроль качества оказываемых услуг, устранение допущенных нарушений по договорам;
- организация хранения товарно-материальных ценностей, разгрузки и доставки товаров, ведение складского учета;
- оценка технического состояния оборудования, формирование заявок на устранение неисправностей;
- заказ и бронирование билетов по маршруту персонала, гостиниц, оформление анкет на визу;
- организация деловых поездок, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий;
- планирование поездок, составление сводок о поездках и деловых мероприятиях.
При бронировании мест проведения мероприятий офис-менеджер обязан контролировать:
- качество оформления зала;
- комплектацию мебелью и оборудованием;
- организацию питания;
- соответствие расходов запланированному бюджету.
Полный перечень трудовых действий отражен в Профстандарте 07.005, где расшифрованы обобщенные трудовые функции под кодом А и В.
Права офис-менеджера
В разделе отражаются основные полномочия сотрудника, а также перечень инициатив, необходимых для выполнения поставленных задач. Офис-менеджер имеет право:
- ознакамливаться с документами, принимать самостоятельные решения и визировать документацию в пределах своей компетенции;
- не выполнять трудовые действия, которые представляют угрозу для жизни или здоровья;
- выдвигать требования по оптимизации трудовой деятельности, сохранности вверенных материальных ценностей и документов;
- выдвигать инициативы по совершенствованию деятельности компании и собственной занятости;
- информировать руководителя о нарушениях, принимать меры или предложения по их ликвидации.
Здесь следует перечислить полномочия офис-менеджера на взаимодействие с другими подразделениями, запрашивание отчетной документации для визирования или ознакомления, право требовать создания оптимальных и безопасных условий труда.
Ответственность офис-менеджера
Раздел «Ответственность» определяет гарантии работодателя, а также перечень проступков, которые влекут за собой дисциплинарное, административное или уголовное наказание. Офис-менеджер несет ответственность за:
- соблюдение локальных актов компании, действующего законодательства и положений должностной инструкции;
- несанкционированное представление интересов компании, действия, выходящие за пределы его компетенции;
- результаты самостоятельных решений и трудовой деятельности рабочей группы;
- разглашение коммерческой тайны и конфиденциальных сведений;
- нарушение норм делового общения и этикета;
- нарушение правил безопасности, трудового распорядка и дисциплины;
- умышленное предоставление недостоверной информации.
При нанесении имущественного и материального вреда сотрудник несет ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Кодексом об административных правонарушениях РФ и Уголовным кодексом РФ.
Особенности должностной инструкции офис-менеджера с функциями секретаря
Офис-менеджер с функциями секретаря занимается управленческой деятельностью в сфере делопроизводства. В его полномочия входят:
- регистрация и направление служебной информации руководству;
- коммуникация с клиентами и деловыми партнерами;
- реализация документооборота;
- учет и хранение входящей и исходящей документации.
Специалист:
- совершает копировальные и множительные работы по запросу;
- производит подготовку заседаний и совещаний;
- ведет календарь организационных и личных мероприятий руководителя.
Ознакомьтесь с другими статьями наших специалистов о должностных инструкциях разных должностей. Читайте о том, какие должностные обязанности у секретаря-делопроизводителя, оператора ЭВМ, а также секретаря суда. Подробнее о должностной инструкции секретаря мы рассказывали здесь, а о должностной инструкции и профстандарте делопроизводителя читайте тут.
Комментарий эксперта: Должностная инструкция офис-менеджера — важный документ, который защищает интересы как работодателя, так и сотрудника. Она четко определяет границы ответственности и полномочий, что позволяет избежать трудовых споров. В 2026 году рекомендую работодателям актуализировать должностные инструкции с учетом изменений в трудовом законодательстве и профстандартах, а также включать в них современные требования к цифровым навыкам и работе с электронным документооборотом.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли применять профстандарт офис-менеджера при разработке должностной инструкции?Профстандарт 07.005 носит рекомендательный характер для большинства работодателей. Обязательным его применение является только в случаях, когда Трудовой кодекс РФ или иные федеральные законы устанавливают требования к квалификации работника. Однако использование профстандарта при разработке должностной инструкции помогает четко структурировать обязанности и требования к сотруднику.
Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию офис-менеджера?Да, работодатель вправе вносить изменения в должностную инструкцию. Если изменения существенно меняют трудовые обязанности сотрудника, необходимо уведомить его не менее чем за два месяца в соответствии со статьей 74 Трудового кодекса РФ. Сотрудник должен быть ознакомлен с новой редакцией инструкции под подпись.
Какое образование требуется для работы офис-менеджером в 2026 году?Согласно Профстандарту 07.005, для выполнения обобщенных трудовых функций офис-менеджера требуется среднее профессиональное образование. Однако конкретный работодатель может устанавливать дополнительные требования к образованию и опыту работы в зависимости от специфики деятельности организации.
Нужно ли знакомить офис-менеджера с должностной инструкцией при приеме на работу?Да, работодатель обязан ознакомить сотрудника с должностной инструкцией до подписания трудового договора или в день приема на работу. Ознакомление должно быть подтверждено подписью работника. Это требование вытекает из статьи 68 Трудового кодекса РФ, которая обязывает работодателя знакомить работника с локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью.
Может ли офис-менеджер отказаться выполнять обязанности, не указанные в должностной инструкции?Да, работник вправе отказаться от выполнения обязанностей, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. Работодатель не может требовать от сотрудника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, согласно статье 60 Трудового кодекса РФ. Исключение составляют случаи временного перевода по производственной необходимости.
Какая ответственность предусмотрена за разглашение коммерческой тайны офис-менеджером?За разглашение коммерческой тайны офис-менеджер может нести дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую и уголовную ответственность. Дисциплинарная ответственность предусмотрена статьей 192 Трудового кодекса РФ (замечание, выговор, увольнение). Уголовная ответственность наступает по статье 183 Уголовного кодекса РФ при незаконном получении и разглашении сведений, составляющих коммерческую тайну.
Комментарии (0)
Пока нет комментариев. Будьте первым, кто оставит комментарий!