Должностная инструкция делопроизводителя в 2026 году: профстандарт, образец, обязанности и права

Должностная инструкция делопроизводителя представляет собой внутренний документ, регламентирующий его деятельность и определяющий пределы компетенции внутри организации. В 2026 году этот документ очерчивает круг должностных обязанностей делопроизводителя, его ответственность за ненадлежащее исполнение, а также права. При совпадении общих положений некоторые пункты должностных инструкций могут варьироваться в зависимости от специфики места их применения.

Профстандарт делопроизводителя

Содержание должностной инструкции базируется на профстандарте 07.002, утверждённом приказом Министерства труда РФ № 276н от 06.05.2015. При этом различная специфика конкретного места применения ДИ позволяет вносить в неё необходимые коррективы.

Любая должностная инструкция обязательно должна состоять из:

• общих положений;
• должностных функций делопроизводителя;
• его должностных обязанностей;
• прав;
• ответственности.

Кто должен разрабатывать должностную инструкцию в организации?

В предусмотренном законодательством трудовом договоре обязательно должны быть оговорены должностные обязанности сотрудника, пределы его ответственности и предоставляемые ему права. Поэтому создаётся впечатление, что должностные инструкции в организации излишни.

Однако на практике в процессе трудовой деятельности зачастую происходят изменения в первоначальных функциях сотрудника, требующие заключения с ним дополнительных соглашений. Чтобы избежать этого и упростить делопроизводство, разрабатываются должностные инструкции, предусматривающие различные варианты служебных функций и обязанностей.

В качестве инициатора разработки ДИ выступает руководитель организации, который поручает работу над документом своим подчинённым. Практика свидетельствует, что наиболее действенной ДИ получается, когда в её разработке участвуют несколько разнопрофильных специалистов.

Чаще всего к составлению ДИ делопроизводителя привлекаются:

• представитель отдела кадров;
• штатный юрист;
• руководитель организации, который и подписывает документ.

Правила оформления должностной инструкции

Существуют обязательные пункты, которые должны содержаться в ДИ делопроизводителя. Они присутствуют в любых должностных инструкциях независимо от специфики организации.

Общие положения

Общие положения констатируют, что делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и перечисляют квалификационные требования к кандидату на эту должность. В этой же главе описывается порядок назначения на должность, снятия с неё и замещения во время отсутствия делопроизводителя.

Функции делопроизводителя

Глава, описывающая должностные функции, включает в себя:

• работу с деловой корреспонденцией;
• доведение до сведения персонала указаний руководителя;
• контроль за исполнением документированных распоряжений руководства;
• создание реестра всей существующей на предприятии документации;
• организацию архива;
• выдачу необходимых справок и копий документов по запросам сотрудников.

Права и обязанности делопроизводителя

Список должностных обязанностей, которые включают в себя основные функции делопроизводителя, наиболее подвержен изменениям, зависящим от специфики предприятия, организации, учреждения, заведения, фирмы, компании и т. д.

Например, на крупных производствах может быть несколько делопроизводителей, у каждого из которых свой узкий круг непосредственных обязанностей, которые не пересекаются с обязанностями коллег. И наоборот, в небольших организациях делопроизводитель может ещё параллельно выполнять и обязанности секретаря руководителя, из-за чего сфера его деятельности заметно расширяется (о должностной инструкции секретаря, а также о том, кто разрабатывает документ, можно узнать здесь).

Кроме должностных обязанностей, делопроизводитель обладает и особыми правами, которыми зачастую наделяет его руководитель организации, что свидетельствует о важности выполняемой работы. Например, делопроизводитель имеет прямой доступ к нужной информации и возможность запрашивать необходимые сведения, связанные с деятельностью предприятия.

При этом в его ДИ прописаны также и права, предоставляемые всем остальным сотрудникам организации. У него есть право предлагать руководству свои мысли о совершенствовании документооборота на предприятии, а также участвовать в совещаниях, где обсуждаются проекты важных для компании решений.

Раздел ДИ	Основное содержание	Примечание
Общие положения	Категория работника, квалификационные требования, порядок назначения и замещения	Базируется на профстандарте 07.002
Функции	Работа с корреспонденцией, контроль исполнения распоряжений, ведение реестра документов, организация архива	Могут варьироваться в зависимости от специфики организации
Обязанности	Конкретные задачи по документообороту, срокам исполнения, взаимодействию с подразделениями	Наиболее подвержены изменениям
Права	Доступ к информации, право запроса сведений, участие в совещаниях, внесение предложений	Определяются руководителем организации
Ответственность	За ненадлежащее исполнение обязанностей, разглашение коммерческой тайны, причинение ущерба	Обязательно соглашение о неразглашении

Ответственность делопроизводителя

Обсуждаемая категория работников при ненадлежащем выполнении своих должностных обязанностей, а также при нанесении ущерба организации и при совершении правонарушений несёт такую же ответственность, как и остальной персонал. Однако особые права, зачастую даваемые делопроизводителям руководством компании, влекут за собой и повышенную ответственность.

Особенности ДИ работника в детском саду и школе

Специфика дошкольных образовательных учреждений и школы неизбежно накладывает свой отпечаток на должностные инструкции работающего там делопроизводителя. Кроме выполнения общих для его коллег должностных функций и обязанностей, он должен также соблюдать технику безопасности, правила внутреннего распорядка и придерживаться инструкции по охране здоровья и жизни детей.

При этом необходимо наличие у него опыта и способностей общения с детьми. При разработке ДИ для делопроизводителей в ДОУ должны обязательно учитываться требования, содержащиеся в Федеральном законе РФ № 124-ФЗ «Об основных гарантиях прав ребенка в РФ» от 24.07.1998, которых специалист в дошкольном образовательном учреждении обязан придерживаться в своей работе.

Обычно на данную должность принимаются граждане, имеющие общее среднее образование и стаж работы по специальности свыше 1 года.

В школах начального, среднего, профессионального и специального назначения на должность делопроизводителя, как правило, берутся лица с начальным профессиональным образованием, знакомые с психологией учащихся и имеющие навык общения с подростками.

На делопроизводителя в школе ложится немалая нагрузка, которая, кроме ведения дел каждого из учеников школы, состоит из необходимости:

• готовить материалы для педсовета школы;
• для попечительского совета;
• совета школы;
• организовывать директорские совещания;
• создавать условия для максимально эффективной работы директора.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли использовать профстандарт при составлении должностной инструкции делопроизводителя в 2026 году?

Да, профстандарт 07.002, утверждённый приказом Минтруда № 276н от 06.05.2015, является основой для составления должностной инструкции. Однако работодатель может вносить коррективы с учётом специфики своей организации, если это не противоречит базовым требованиям профстандарта.

Кто должен разрабатывать должностную инструкцию делопроизводителя?

Разработка должностной инструкции — это совместная работа нескольких специалистов: представителя отдела кадров, штатного юриста и руководителя организации. Руководитель выступает инициатором разработки и подписывает готовый документ.

Какие обязательные разделы должны быть в должностной инструкции?

Должностная инструкция обязательно должна включать: общие положения, должностные функции, обязанности, права и ответственность делопроизводителя. Эти разделы присутствуют в любой ДИ независимо от специфики организации.

Чем отличается должностная инструкция делопроизводителя в школе от ДИ в коммерческой организации?

В образовательных учреждениях должностная инструкция дополнительно включает требования по соблюдению техники безопасности, правил внутреннего распорядка, инструкции по охране здоровья и жизни детей. Также требуется опыт общения с детьми и знание психологии учащихся.

Нужно ли заключать с делопроизводителем соглашение о неразглашении коммерческой тайны?

Да, это обязательное требование. Поскольку делопроизводитель имеет доступ практически ко всей документации компании, с ним в обязательном порядке заключается соглашение о неразглашении коммерческой тайны.

Какие квалификационные требования предъявляются к делопроизводителю?

Обычно требуется общее среднее образование и стаж работы по специальности свыше 1 года. Для работы в школах может требоваться начальное профессиональное образование и навыки общения с подростками.

Тот факт, что многие высшие учебные заведения России активно открывают у себя курсы, дающие знания по документоведению и архивоведению, свидетельствует о растущей востребованности специальности делопроизводителя. Кроме того, о престижности профессии говорит и то обстоятельство, что зарплата опытного делопроизводителя на многих предприятиях достигает уровня менеджера среднего, а то и высшего звена.