Возврат товара поставщику в 2026 году: порядок, документы, основания

Поставка товара является одной из наиболее распространенных форм передачи реализуемых материальных ценностей. Она связана с правоотношениями между юридическими лицами. В 2026 году законодательство предусматривает, что получатель может вернуть поставленный товар как ненадлежащего качества, так и качественный при наличии оснований. Такие случаи могут быть связаны не только с ненадлежащим состоянием предмета сделки, но и с качественными товарами при соблюдении условий договора.

Что такое возврат товара поставщику?

Суть процедуры возврата приобретенного товара заключается в том, что получатель отдает назад переданные ему в рамках договора поставки материальные ценности. Это происходит в случаях несоответствия переданного по качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. В таких ситуациях, согласно правил статей 518, 519, 475 и 480 Гражданского кодекса РФ получатель вправе предъявить поставщику следующие требования:

• уменьшить стоимость переданного;
• устранить выявленные недостатки;
• вернуть затраченные деньги;
• возместить расходы, связанные с устранением недостатков;
• заменить товар на качественный;
• доукомплектовать поставку;
• получить полный комплект продукции.

Правовая база

Официальная процедура возврата материальных ценностей поставщику регулируется Гражданским кодексом РФ. Более детально процесс описан в параграфе 3 главы 30 указанного нормативного акта. Закон РФ от 7 февраля 1992 года № 2300-1 «О защите прав потребителей» в случаях приобретения материальных ценностей для последующей реализации через торговую точку не применяется. Согласно статье 506 ГК РФ предметом договора поставки выступает продукция, используемая в целях осуществления предпринимательской деятельности, не связанной с личными или семейными потребностями.

Сроки возврата товара поставщику

Получатель вправе вернуть полученное поставщику в течение установленного срока годности или гарантии. Не редко такие периоды не определены поставщиком, производителем или не указаны в условиях договора. В таких случаях можно вернуть полученное в течение двадцати четырех месяцев. Такой срок исчисляется с момента получения материальных ценностей. Вернуть товар в указанных случаях можно будет, когда гарантия закончилась, но покупатель может доказать, что брак возник до того, как он получил товар. Эти условия нашли свое отражение в статьях 471 и 477 ГК РФ. Подробнее о нюансах и порядке возврата товара в течение гарантийного срока и без гарантии рассказано тут.

Основания для возврата товара поставщику

Основание	Статья ГК РФ	Описание
Ненадлежащее качество	Ст. 518	Товар имеет недостатки, препятствующие его использованию
Нарушение ассортимента	Ст. 468	Поставлен товар не того наименования или вида
Нарушение комплектности	Ст. 480	Товар передан без необходимых комплектующих
Нарушение количества	Ст. 466	Товар передан в большем или меньшем количестве
Ненадлежащая тара/упаковка	Ст. 482	Тара или упаковка не соответствует требованиям
Договорные основания	Ст. 506	Условия возврата, предусмотренные договором поставки

Возврат некачественного товара поставщику

Несоответствие переданных материальных ценностей дает получателю полное право вернуть их поставщику.

Порядок оформления возврата бракованного товара

Процедура возврата некачественных изделий недобросовестной стороне предусматривает составление претензии, обеспечение сохранности товара и оформление документов по передаче полученного поставщику, в случае его согласия. Если последний не согласен с требованиями, то потребуется провести экспертизу и оформить акт.

Рекламация

По правилам статьи 483 ГК РФ заинтересованное лицо обязано известить другую сторону о несоответствии переданного требованиям качества. В тексте должно быть указано следующее:

1. Наименование и адрес поставщика. Можно указать сведения о его руководителе.
2. Данные получателя – название, адрес, номер контактного телефона.
3. Сведения о поставленном товаре – наименование, вид, комплектность.
4. Основания для поставки – дата и номер заключенного договора.
5. Общая стоимость сделки.
6. Дата фактической передачи.
7. Описание выявленных недостатков.
8. Требование о возврате.
9. Перечень прилагаемых документов.
10. Дата и подпись представителя инициатора.

К претензии необходимо приложить копию заключенного договора и документов на поставленную продукцию. Невыполнение указанного правила позволяет поставщику частично или полностью не удовлетворять требования инициатора. Отказ будет правомерен, если отсутствие рекламации сделало невозможным выполнить претензию, либо расходы были несоизмеримы с тем, которые поставщик понес, если бы был своевременно проинформирован об имеющемся браке.

Хранение товара до возврата

Даже в случае, если получатель намерен вернуть некачественную поставку, он обязуется обеспечить сохранность товара до передачи. В свою очередь поставщик должен вывезти возвращаемое имущество, которое было принято на ответственное хранение, в разумный срок. Такой период обычно оговаривается сторонами и включается в условия договора. Если в установленный срок поставщик товаром не распорядился, то получатель не только вправе его вернуть, но и реализовать. В таких случаях все сопутствующие расходы возмещаются за счет недобросовестной стороны. Выручка от продажи передается поставщику, за вычетом причитающегося получателю.

Оформление документов при согласии поставщика

Согласие поставщика удовлетворить требования заинтересованного лица предусматривает оформление определенных документов, которые будут являться основанием для возврата полученного. Таковыми являются – акт о выявленных недостатках и возвратная товарная накладная.

Акт о выявленных недостатках

Акт о выявленных недостатках является подтверждением факта наличия брака в переданных материальных ценностях. Указанный документ может составляться по форме ТОРГ-2, согласно Постановлению Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». В акте должно быть указано следующее:

1. Наименование и адрес получателя.
2. Дата и номер акта.
3. Основание для его оформления. В качестве такового выступает распоряжение или приказ руководителя получателя.
4. Основание для получения товара. Им является договор.
5. Вид и комплектность поставленной продукции.
6. Подробное описание выявленных недостатков.
7. Сведения о поставщике, перевозчике и производителе.
8. Подписи лиц, принимавших участие в оформлении акта.

Документ составляется членами комиссии и экспертом. Такие лица назначаются из числа специалистов принимающей организации.

Товарная накладная

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 является тем документом, на основании которого материальные ценности возвращаются поставщику обратно. Как и в случае с актом, указанный документ может составляться по форме согласно Постановлению Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». В накладной указывается:

1. Сведения о поставщике, перевозчике, получателе.
2. Основание для операции – заключенный договор, рекламация, акт.
3. Наименование, вид, комплектность и объем возвращаемых материальных ценностей.

Накладная подписывается руководителем и главным бухгалтером получателя, заверяется печатью. Факт получения товара подтверждается подписью представителя поставщика.

Действия при возражениях поставщика

Если поставщик отказал принимающей стороне в удовлетворении требования либо проигнорировал рекламацию, можно вернуть товар. При этом важно знать, какие документы оформляются в данном случае. Нужно составить и направить недобросовестной стороне письменную претензию, а также назначить и провести экспертизу. К участию в последней процедуре нужно пригласить поставщика.

Составление претензионного письма

Претензионное письмо оформляется в произвольном порядке. В тексте документа нужно указать:

1. Сведения о поставщике – наименование, адрес, данные руководителя.
2. Данные о получателе – название, адрес, номер контактного телефона.
3. Основание для поставки продукции – договор, накладные.
4. Описание товара – вид, объем, комплектность.
5. Информация о выявленных недостатках.
6. Требования инициатора. В данном случае это будет возврат товара.
7. Срок для ответа на претензию. Как правило, это десять дней с момента поступления письма.
8. Перечень прилагаемых документов.
9. Дата и подпись представителя инициатора.

Приглашение к экспертизе

После этого необходимо провести экспертизу поставленной продукции на предмет её соответствия требованиям качества. К участию в такой процедуре следует пригласить представителя поставщика. Уведомление составляется в письменной форме и направляется другой стороне по почте, через интернет, либо передается лично. В письме должна быть указана дата, место и основания для проведения экспертизы.

Проведение экспертизы и составление акта

Экспертиза проводится организациями или индивидуальными предпринимателями, имеющими лицензию на оказание услуг такого характера. Для осуществления процедуры берутся пробные образцы из партии поставленной продукции. Результаты экспертизы отражаются в заключении. Документ должен включать в себя:

1. Дату и место составления.
2. Наименование и адрес экспертной организации.
3. Сведения о проверяемом товаре.
4. Характер выявленных недостатков.
5. Возможные причины их возникновения.
6. Подпись эксперта.

На основании заключения оформляется акт о выявленных недостатках.

Отличия при возврате бракованной продукции до принятия и после

Процедура возврата некачественного товара, до того как он был принят, достаточно проста. Необходимо просто вычеркнуть соответствующие позиции из приходной накладной. Указанные действия выполняются только в присутствии представителя поставщика, например, экспедитора. Последний должен поставить свою подпись в накладной и забрать некачественную продукцию. Несколько иначе процесс возврата будет складываться в случае, когда товар фактически был принят, либо не может быть возвращен сразу, например, продукция поступила из другого региона или в качестве перевозчика выступал не сам поставщик, а посредник. В подобных случаях, несмотря на наличие брака, нужно будет принять материальные ценности по накладной, оформить акт расхождения по количеству и качеству и поместить полученное под ответственное хранение. После этого нужно оформить и направить недобросовестному поставщику претензионное письмо.

Ответственность поставщика

Ответственность поставщика выражается в затратах, связанных с удовлетворением требований получателя. Они касаются возмещения расходов, связанных с устранением недостатков, а также снижения стоимости товара. Условиями договора может быть предусмотрена выплата неустойки за каждый день неисполнения обязанности по приемке бракованной продукции.

Возврат качественного товара поставщику

По договору поставки получатель может вернуть не только бракованный товар, но и продукцию надлежащего качества. Такой процесс носит название обратная реализация. Для осуществления такой процедуры необходимы основания. Процесс предусматривает оформление определенных документов.

Основания для возврата качественного товара

Основания для возврата продукции, которая соответствует требованиям качества можно условно разделить на две категории – предусмотренные действующим законодательством и договоренностью сторон. К первой отнесены:

• наличие других претендентов на продукцию (ст. 460 ГК РФ);
• несвоевременная передача документации и принадлежностей к материальным ценностям (ст. 464 ГК РФ);
• товар передан в большем или меньшем количестве, чем полагалось (ст. 466 ГК РФ);
• не был соблюден ассортимент поставки или его части (ст. 468 ГК РФ);
• некомплектность продукции или не устранение такого недостатка в установленный срок (ст. 480 ГК РФ);
• тара или упаковка не отвечает предъявляемым к ней требованиям (ст. 482 ГК РФ).

Вторая категория предусматривает наличие договоренностей сторон. Они должны быть отражены в условиях подписанного соглашения. Для такого вида оснований характерно отсутствие претензий к поставщику. К ним можно отнести:

• не реализацию продукции в запланированный срок;
• отсутствие спроса;
• продукция с истекшим сроком годности (просроченная);
• окончание сезона.

Документы для возврата качественной продукции

Многих интересует документальное оформление, в частности, вопрос о том, нужна ли накладная, счет-фактура и ТОРГ-2. Процесс возврата качественного товара предусматривает оформление только товарной накладной и счет-фактуры. Акт ТОРГ-2 в данном случае не составляется, поскольку брак отсутствует.

Товарная накладная

По своему содержанию товарная накладная аналогична документу, который оформляется в отношении бракованной продукции. В ней указывается:

1. Сведения о поставщике, перевозчике, получателе.
2. Основание для обратной реализации.
3. Наименование, вид, комплектность и объем возвращаемых материальных ценностей.

Накладная подписывается руководителем и главным бухгалтером получателя, и заверяется печатью. Факт получения товара подтверждается подписью представителя поставщика.

Счет-фактура

Возврат товара, принятого получателем по сути является отдельной операцией по её реализации. По этой причине он оформляет счет-фактуру.

Налоговые нюансы при возврате товара

Налоговые особенности при возврате продукции касаются в основном выплаты НДС. Процедура зависит от оснований возврата, а также от вида системы налогообложения, которую применяет плательщик.

Порядок учета НДС

В случае с возвратом продукции, которая не соответствует требованиям качества НДС не выплачивается, поскольку такая ситуация не является отдельной операцией по реализации материальных ценностей. Если возвращаются качественные изделия, то покупатель выставляет счет-фактуру, а поставщик на его основании принимает НДС к вычету (основание – п. 5 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ). Покупатель при необходимости восстанавливает сумму НДС к уплате в бюджет по возвращаемому товару, которую ранее принял к вычету, причем восстановление должно производиться в том периоде, когда был произведен возврат товара (основание – подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

Отражение в декларации по НДС

Если НДС-декларация подается в тот же период, когда товар подлежал возврату, а также если получатель товар не принял, то информация отражается по строке 010-020 3 раздела. Поставщик отражает вычет по возвращенным товарам в строке 120 этого раздела. В случае отказа от части продукции данные также находят отражение в 3-м разделе декларации по НДС в строках 010 (или 020) и 120 в том отчетном периоде, когда возврат произошел.

НДС для покупателя, работающего по УСН

Принимающая продукцию сторона, которая работает по упрощенной схеме, не является плательщиком НДС. Соответственно при возврате материальных ценностей такой налог начисляться не будет. Если заинтересованное лицо оформляет счет-фактуру поставщику, необходимо будет учесть ряд требований.

• Во-первых, оплатить НДС в бюджет согласно требований подпункта 1 пункта 5 статьи 173 НК РФ.
• Во-вторых, сумма такого налога не учитывается в состав расходов в соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуть товар поставщику без его согласия?

Да, если имеются законные основания для возврата, предусмотренные Гражданским кодексом РФ (ненадлежащее качество, нарушение ассортимента, комплектности, количества). В таких случаях получатель направляет рекламацию, проводит экспертизу и оформляет необходимые документы. При отказе поставщика принять товар спор решается в судебном порядке.

Какой срок для направления рекламации поставщику?

Срок для направления рекламации зависит от характера недостатков. Явные недостатки должны быть заявлены в момент приемки товара или в разумный срок после нее. Скрытые недостатки можно заявить в течение гарантийного срока или срока годности, а при их отсутствии — в течение двух лет с момента передачи товара согласно статье 477 ГК РФ.

Нужно ли оформлять акт ТОРГ-2 при возврате качественного товара?

Нет, акт ТОРГ-2 оформляется только при возврате товара ненадлежащего качества для фиксации выявленных недостатков. При возврате качественного товара по договорным основаниям достаточно оформить товарную накладную и счет-фактуру, так как это является обратной реализацией.

Кто оплачивает экспертизу при споре о качестве товара?

Первоначально экспертизу оплачивает получатель товара, инициировавший возврат. Если экспертиза подтвердит наличие недостатков, возникших до передачи товара покупателю, все расходы на ее проведение возмещает поставщик. Если экспертиза докажет, что недостатки возникли по вине покупателя, расходы остаются на нем.

Как в 2026 году отразить возврат товара в бухгалтерском учете?

Возврат некачественного товара отражается сторнировочными проводками по первоначальному оприходованию. Возврат качественного товара оформляется как обратная реализация: у покупателя — проводками по реализации товара, у поставщика — проводками по приобретению. При этом покупатель выставляет счет-фактуру, а поставщик принимает НДС к вычету.

Можно ли вернуть товар поставщику после истечения гарантийного срока?

Да, если покупатель докажет, что недостатки товара возникли до его передачи покупателю или по причинам, возникшим до этого момента. Для этого потребуется провести независимую экспертизу. Такое право предусмотрено пунктом 5 статьи 477 ГК РФ, но доказывание момента возникновения недостатков ложится на покупателя.

Какие последствия для поставщика при отказе принять бракованный товар?

При отказе поставщика принять бракованный товар покупатель вправе обратиться в суд с требованием о расторжении договора, возврате денежных средств, возмещении убытков и уплате неустойки, если она предусмотрена договором. Суд, как правило, встает на сторону покупателя при наличии доказательств ненадлежащего качества товара (акт, экспертиза, рекламация).

Нужно ли уведомлять поставщика о проведении экспертизы?

Да, обязательно. Покупатель должен направить поставщику письменное уведомление о дате, времени и месте проведения экспертизы, чтобы тот мог направить своего представителя. Отсутствие уведомления может стать основанием для оспаривания результатов экспертизы в суде, если поставщик докажет, что не имел возможности участвовать в процедуре.

Заключение

Возврат товара поставщику может быть обусловлен причинами различного характера. От этого зависит и весь порядок реализации такого процесса. В любом случае, при возникновении разногласий, необходимо соблюдать претензионный порядок решения вопроса. Правильное документальное оформление возврата, своевременное направление рекламаций и соблюдение процедуры экспертизы позволят защитить интересы получателя и минимизировать финансовые потери.