Должностная инструкция заведующего складом в 2026 году: профстандарт, разработка и оформление

Должностная инструкция (ДИ) заведующего складом — это подробный перечень трудовых действий руководителя, основанный на положениях Профессионального стандарта и задачах предприятия. В 2026 году документ регламентирует правовые, трудовые и социальные гарантии, а также ответственность сотрудника в случае неисполнения должностных обязательств. ДИ утверждается приказом руководителя и является обязательным элементом кадрового документооборота.

Профстандарт заведующего складом

Заведующий складом упоминается в Профессиональном стандарте «Специалист административно-хозяйственной деятельности», утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты №49н от 02.02.2018 г. Обобщенная трудовая функция — обеспечение расходными материалами и услугами для создания оптимальных условий труда, а также организация складского хозяйства. Требования к квалификации: не ниже среднего профессионального образования без особых требований к опыту и стажу работы. Код деятельности по ОКЗ — отсутствует.

Кто разрабатывает должностную инструкцию?

Разработкой ДИ уполномочены заниматься руководители структурного подразделения. В случае с заведующим это начальник административно-хозяйственного отдела или директор склада. На практике проектировкой документа занимается начальник отдела кадров при содействии юриста и руководителя организации. Последний утверждает должностную инструкцию своей подписью и приказом.

Этап разработки	Ответственное лицо	Срок
Подготовка проекта ДИ	Начальник отдела кадров, юрист	5–7 рабочих дней
Согласование с руководителем структурного подразделения	Начальник административно-хозяйственного отдела	2–3 рабочих дня
Утверждение приказом	Генеральный директор	1 рабочий день
Ознакомление сотрудника под подпись	Отдел кадров	В день приема на работу или в течение 3 дней

Правила оформления должностной инструкции

ДИ заведующего складом содержит минимум 4 раздела, но может расширяться в зависимости от политики организации (например указанием трудовых функций и требований по соблюдению коммерческой тайны). Оформляется на листе формата А4 с эмблемой организации и удостоверяется подписями:

• директора;
• начальника отдела кадров;
• руководителя структурного подразделения;
• отметкой об ознакомлении сотрудником.

Содержит наименование организации, должность и ФИО директора, дату утверждения, а также преамбулу «Утверждаю».

Общие положения

Здесь перечисляют обобщенные условия трудового взаимодействия и требования к квалификации:

• завскладом относится к категории руководящих должностей;
• порядок назначения и освобождения от должности (приказом руководителя);
• на должность принимается сотрудник, имеющий не ниже среднего профессионального образования или прошедший курсы профессиональной подготовки;
• подробный перечень знаний, которыми должен владеть руководитель;
• подробный перечень умений, которыми должен обладать руководитель;
• наименование нормативных и организационных актов, которыми руководствуется сотрудник;
• иерархия подчиненности (подчиняется непосредственно директору склада или генеральному директору).

Обязанности заведующего складом

Основная трудовая функция заведующего — организация складского хозяйства. Исходя из этого формируется следующий перечень трудовых действий:

• хранение и обеспечение готовности оборудования, подготовка помещения под складирование и выгрузку;
• организация приемки строительных, расходных и вспомогательных материалов, обеспечение разгрузки и погрузки;
• ведение учетной складской картотеки, внесение записей на основании первичной документации;
• ведение учета остаточного оборудования, строительных, вспомогательных и расходуемых материалов;
• прием и обработка документации по выдаче оборудования или материалов;
• организация и контроль за отгрузкой имущества, выдача материалов по запросу;
• оформление отчетов по движению материалов, взаимодействие с бухгалтерской службой;
• списание пришедшего в негодность имущества, контроль за наличием необходимого оборудования и материалов;
• инструктаж работников склада о правилах безопасности и охраны труда, ведение журнала;
• контроль за соблюдением технических, климатических и температурных условий хранения имущества;
• организация видеонаблюдения и других мероприятий по контролю за деятельностью склада.

Права заведующего складом

Правовые гарантии завскладом в соответствии с трудовым законодательством и трудовыми инициативами:

• требование об оказании содействия в исполнении своих должностных обязанностей;
• инициация совещаний по вопросам административно-складского хозяйства;
• визирование и ознакомление с документами, касающихся его компетенции;
• запрашивание необходимой информации и документов из других структурных подразделений;
• ознакомление с проектами решений руководства, внесение предложений по их совершенствованию;
• организация проверки качества, контроль за выполнением поручений и заданий;
• требование об устранении нарушений, внесение предложений по их предотвращению.

Заведующий складом вправе не выполнять трудовые обязанности, которые представляют угрозу для жизни и здоровья, согласно статье 379 Трудового кодекса РФ.

Ответственность

Руководитель несет ответственность за:

• причинение материального и имущественного ущерба в соответствии с гражданским, уголовным и трудовым законодательством;
• ненадлежащее исполнение, уклонение от исполнения должностных обязанностей, предусмотренных инструкцией;
• последствия самостоятельных решений, результаты деятельности подчиненных (при наличии);
• правонарушения и преступления, совершенные на рабочем месте.

Особенности должностной инструкции начальника складского помещения

На должность начальника склада принимают сотрудника, обладающего определенной квалификацией: стаж работы от 2-х лет и законченное профессиональное образование. В его должностные обязанности входят:

• оптимизация процессов по хранению, работы склада и надзором за его функциональностью;
• обеспечение целостности товаров, материалов и оборудования;
• контроль за возвратом многооборотной тары к поставщикам;
• контроль за соответствием комплектаций грузов заявкам и накладным;
• организация документооборота, контроль за отчетностью и выполнением поручений.

Начальник склада дает поручения заведующему, а также следит за:

• качеством работы;
• функциональностью и деятельностью склада;
• движением материальных ценностей;
• документооборотом.

К трудовым функциям относится организация складского хозяйства, предполагающая:

• хранение;
• учет;
• погрузка и выгрузка;
• контроль за функциональной работой склада.

Часто задаваемые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция для заведующего складом?

Должностная инструкция не является обязательным документом по Трудовому кодексу РФ, однако она крайне желательна для работодателя. ДИ позволяет четко определить функции сотрудника, его права и ответственность, что упрощает управление персоналом и снижает риски трудовых споров. Многие организации включают ссылку на ДИ в трудовой договор.

Можно ли изменить должностную инструкцию после её утверждения?

Да, работодатель вправе внести изменения в должностную инструкцию. Если изменения существенно затрагивают трудовую функцию работника, необходимо уведомить его не менее чем за два месяца в соответствии со статьей 74 ТК РФ. Если изменения носят уточняющий характер, достаточно ознакомить сотрудника с новой редакцией под подпись.

Кто несет ответственность за отсутствие должностной инструкции?

Отсутствие должностной инструкции само по себе не влечет административной ответственности для работодателя. Однако при возникновении трудовых споров или проверках Государственной инспекции труда отсутствие ДИ может быть расценено как нарушение порядка организации труда, что усложнит позицию работодателя.

Нужно ли согласовывать должностную инструкцию с профсоюзом?

Согласование с профсоюзом требуется, если это предусмотрено коллективным договором или локальными нормативными актами организации. В общем случае Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя согласовывать должностные инструкции с представительным органом работников.

Можно ли использовать типовую должностную инструкцию?

Типовые должностные инструкции можно использовать как основу, но их необходимо адаптировать под специфику конкретной организации. Важно учесть особенности складского хозяйства, систему подчиненности, используемое оборудование и программное обеспечение, требования по охране труда и пожарной безопасности.

Как часто нужно обновлять должностную инструкцию заведующего складом?

Должностную инструкцию рекомендуется пересматривать при изменении законодательства, внедрении новых технологий, реорганизации структуры предприятия или изменении функций должности. Как правило, плановой пересмотр проводится раз в 3–5 лет, но при необходимости изменения могут вноситься чаще.